Motivasyon Unsurlarının Algı Yönetiminde Kullanılması
Halkla ilişkiler yönetsel bir işlevdir. Halkla ilişkilerin yönetsel boyutu, tanımlanmış örgüt amaçlarına ve felsefelerine ulaşmada kolaylık sağlamaktadır. Çünkü halkla ilişkilerin örgüt içinde işleyişi sağlayacak felsefesinin, bu işleyişi devam ettirecek yöntem ve tekniklerinin, sürecin sonunda kullanabileceği denetim ve kontrol mekanizmalarının varlığı örgüt içindeki iletişimsel süreci etkilemektedir. Bu süreçte halkla ilişkilerle ortaya konulacak uygulamalarda, bireyleri anlamlandırma ve tanımada algı yönetimi anlayışı devreye girmekte, bireylerin örgüt içindeki yaşantıları algılanarak ve yorumlanarak bu sürece destek verilmektedir.
Halkla ilişkiler uygulamalarında kullanılan bir takım motivasyon unsurları bireyi algı yönetimi çerçevesinde harekete geçirmede örgüt için Önem arz etmektedir. Buna göre motivasyon, hedef kitlenin devamlı değişen taleplerine yetişebilmek ve onları karşılamak için, örgüt içinde üstün performanslı bireyler yaratabilme ihtiyacı sonucunda gelişen bir süreci tanımlamaktadır. Böylece çalışanların sahip oldukları enerji ve aktivite harekete geçirilerek, örgütün amaçlarının başarılı bir biçimde gerçekleştirilmesi sağlanacak, çalışanların görevlerinde etkili ve verimli olması hedeflenecektir (Peker, Aytürk, 2002: 60). Örgüt içinde bireyin motive olmasının, bireyin algılama ve gereksinimleri, örgütün bireye sağladığı imkanlar, örgüt içerisinde hakim olan genel atmosfer, bireyin beklenti derecesi, başarılı olma güdüsünün saptanması ile yakından ilişkili olduğu görülmektedir.
Örgüt içinde bireylerin ihtiyaçlarının bilinmesi, hangilerinden yoksun olduğunun saptanması, bireylerin bu gereksinimlerin giderilmesi sonucunda nasıl davranışlar sergileyeceğinin önceden görülmesi bireylerin ne şekilde bir davramş göstereceğine ilişkin göstergelerdir. Bu göstergeleri motivasyona yönelik kuramlarla desteklemek mümkündür. Maslow/un ihtiyaçlar teorisine göre bireylerde kendisine göre çekici olarak addedilen her hangi bir unsura karşı harekete geçme güdüsü ön plandadır. Buna göre algı yönetiminin, örgüt içindeki bireylere yoksunluktan kurtulmak için bir takım çekici çözümler sunmak, örgütteki motivasyonun sağlanmasında önemsenmesi gereken bir unsurdur. McCelland'ın kuramına göre başarı güdüsü, örgüt içi motivasyonun sağlanmasında Önemlidir. Buna göre, başarı ve güç ihtiyacı doyurulmamış kişilere daha fazla güç, liderlik ve başarı olanakları sunmak, bağımlılık ihtiyacı giderilmemiş bireylere de bu yönde, lidere uyma gibi bir takım örgütsel roller biçme, motivasyonunu arttırılmasını sağlayacaktır. Kişilik değeri kazanımı sosyal yaşam dahilinde düşünülebilecek önemli bir beklenti unsurudur. Birey belli bir davranışı belli kategorilerde algılayarak, davranışa belli değerler yüklerse, bu değerin tutarlı olabilmesi için güdülenecek yani, Festinger'm ifade ettiği tutarsızlık halini yaratmamaya motive olacaktır. Adamsan, Festinger'm ilkesine oturttuğu eşitlik anlayışı ilkesi doğrultusunda bakacak olursak da, birey örgüt içinde kendisine eşdeğer olarak gördüğü bireylerle kendisini karşılaştıracak, onlardan daha değerli olma gayreti içine girecektir. Herzberg'in iki boyutlu kuramında ise, bireylerin örgüt içinde gerçek anlamda motive olmaları için takdir edilme, başarı getirecek iş sorumluluğu alma ve yükselme olanaklarına sahip olma gibi koşulların bulunması gerekliliğinin altını çizmektedir (Mc.Quail-Windahl, 1993: 55). Bu koşullar sayesinde birey kendisine değer verildiğini algılayacak, iş ortamında kendisine atfedilen bu değeri yükseltmek için daha fazla motive olacaktır.
Algı yönetimi anlayışı, bireylerin gereksinimlerinin var olduğunu öncül olarak kabul ederek, bu gereksinimlerin bireye göre değişkenlik gösteren yönlerinin algılanması koşulunu gerçekleştirdikten sonra, bu gereksinimlerin karşılanması için örgütsel özendiricileri ortaya koyabilmeli, bireyin örgütsel amaçlar doğrultusunda harekete geçmesini sağlayabilmelidir. Bu özendiriciler fiziksel bir takım özendiriciler olmaktan çok örgütsel düzeyde başarı, güç elde etme gibi sonradan kazanılan güdüler olmalıdır. Algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarıyla bireylere, ücret artışı, teşvik primi, terfi, statü vb. özendiriciler sunulmalı, bu sunum yapılırken de bireylerin kişisel özellikleri ve gereksinimleri göz önünde bulundurulmalıdır. Örgüt içinde çalışanlara ulaşılacak örgütsel hedeflerin yararlılığı hakkında bilgi verilmesi ve bunlara Örgüt içinde biçilen değerin öneminin vurgulanması motivasyonun oluşumu açısından önemli bir diğer unsurdur. Böylece birey sonucunu gördüğü ve değerini önemsediği bir davranışa yönelmek için daha fazla motive olacaktır. Bu da motivasyonun sağlanmasında algı yönetimi odaklı halkla ilişkilerin önemini vurgulamaktadır.
Motivasyon unsurlarının algı yönetiminde kullanımına dair bir diğer unsur da, çalışanların moralini yüksek tutabilmek için, iş ve örgüt ortamının istenilen biçimde düzenlemesidir. Özellikle, çalışanın yaratılan başarıda, üretsel artı değerde payının ve rolünün büyük olması, çalışanın moralini yükselteceği gibi, iş verimini de olumlu yönde etkileyecektir. Burada örgüt içi motivasyonun sağlanmasında moralin değişkenliğini olumlu yönde, örgütün lehine çevirmek algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarıyla mümkündür. Bu nedenle çalışanın moralinin yüksek tutulabilmesi için, yönetsel etkinliklerde daha dikkatli, iş ve örgütsel ortamda da daha özendirici davranılması gerekmektedir.
Görüldüğü üzere, tüm bu örgütsel süreçlerde bireye ulaşmada önemli bir sistemi algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamaları sunmaktadır. Bireyin başarısının altında bir takım psikolojik süreçlerin yatacağını düşünen algı yönetimi anlayışı, bunları ortaya çıkarmada ve bireylere ulaşmada, bu süreci halkla ilişkiler uygulamalarıyla birleştirmektedir. Bu nedenle bireylerin örgüt içindeki istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesinde, anlaşılmasında ve giderilmesinde algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarının önemini yadsımak mümkün değildir.
Algı Yönetimi ile Verimlilik ve İş Doyumu Arasındaki İlişki
Dinamik, değişken ve karmaşık çevre şartlarında hayatını sürdürebilmek için bir örgüt, üretim girdilerini etkin bir biçimde kullanmak dolayısıyla maliyeti azaltmak ve kaliteyi yükseltmek durumundadır. Örgüt için girdi konumunda olan birey, diğer girdileri kullanan, üretimi gerçekleştiren, çıktı olarak mal ve hizmet sunan aktif bir konuma sahiptir. Böylece, birey Örgüt içinde merkezi bir yeri teşkil etmektedir. Onun, hem işe, hem Örgüte, hem de içinde bulunduğu topluma bakış açısı, kabiliyeti, tutumu, bilgisi, davranışı verimliliğini ve etkinliğini etkileyecektir. Bundan dolayı, bir örgüt, çalışanını daha çok çalışmaya, üretmeye motive edebildiği ölçüde onun verimli olmasını sağlayabilir. Örgütün verimli olabilmesi için çalışanların kendilerini değerli hissetmeleri ve çalışanların bu yönde güdülenmesi, bu doğrultuda düşünce ve davranış içinde olması gerekmektedir.
Örgüt içinde çalışanlar arasında adaletin tesis edilememesi, eşitlik öğesinin çalışanlara yansıtılamaması, verimliliği engelleyen en önemli faktörlerdir. Çalışanlar, bu adaletsizliği görev dağılımından, yükselmeye, kişilere karşı takınılan tavra kadar birçok ‘ alanda kendilerince tespit edebilmektedirler. Bunun olmaması için, algı yönetimi doğrultusunda, Örgüt içinde yükselme kuralları ve kıstasları iyi belirlenmeli, bu ölçülere uyanlar, hiçbir ayrıma tabi tutulmadan terfi ettirilmelidir. Bunun yanında, örgüt içindeki iş ve görev tanımları net bir biçimde çalışanların önüne konmalı, çalışanların neleri yaptıklarında, nasıl tepkilerle karşılaşacakları belirtilmelidir. Böylece, birey kendi görev ve sorumluluklarını yerine getirerek neyi, nasıl yapması gerektiğini bilerek, verimliliği sağlamış olacaktır.
Verimliliğin sağlanmasında örgüt içinde çalışanın iş doyumunun en üst seviyede tutulması ve Örgüt içinde örgütsel çatışmaya yol açmayacak şekilde oluşturulacak rekabet ortamının varlığı da algı yönetimi ile yakından ilişkilidir. Bu noktada, Lawler ve Porter'ın verimlilik ve iş doyumu arasındaki ilişkiyi açıklayan modelini incelemek faydalı olacaktır. Modele göre başarım, içsel ve dışsal ödüllere yol açmakta, bu Ödüllerin adaletli olarak algılanması sonucunda da çalışanda iş doyumu beklenmektedir (Davis, 1962: 32). Modelde doyum ve verimlilik birbirini izleyen dairesel bir ilişki içinde olmaktadır. Buna göre de başarımın Ödül ve doyumu sağladığı, bunların da algılanan yüksek bekleyiş nedeniyle daha fazla çabaya yol açtığını varsayılmaktadır.
Algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarında verimlilik ekseninde iş doyumu amaçlı ele alınması gereken önemli noktalardan birisi de şudur: Her birey birdir ve tektir. Her birinin ayrı ruhsal ve fiziksel özellikleri vardır. Her biri farklı değer, ilgi ve amaçlara sahiptir (Davis, 1962: 22-29). Algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarıyla, farklı bireylere onlara uygun olan farklı uygulamalarla yaklaşmak, onların motive edilmelerinde ve iş doyumlarının arttırılmasında, bireysel beraberinde de örgütsel başarıyı getirmektedir. Kötü çalışma koşullarının, aşırı bilgi yükünün, örgüte olan güvensizliğin, iş tanımının eksik ya da yanlış olmasından kaynaklı monotonluğun, engellemenin ve iletişim eksikliğinin neden olduğu stres unsurlarını da ortadan kaldıracak faaliyetler göstererek, algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamaları bu süreci tersine çevirmeli ve Örgütün lehine işlemesini sağlamalıdır.
Örgüt içinde bireylerin iş doyumunu ve verimliliğini artırıcı yöntemlerden birisi de yarışma güdüsünün teşvik edilmesidir. Ancak bunu gerçekleştirirken, bireylerin ya da grupların karşısındakiler! rakip, olarak görmelerini önleyici tedbirler alınmalıdır. Algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamalarıyla, yarışmanın çatışmaya dönüşmesini önleyebilmek ve bireyin daha verimli olmasını sağlayabilmek için, bireylerin üzerinde anlaşabilecekleri ve ortaklaşa gerçekleştirebileceklerine inandıkları büyük hedeflerin ortaya konulması yoluna gidilmektedir.
Görülüyor ki algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler, örgütte verimliliği esas alan faaliyetler doğrultusunda, özellikle çalışanın var olan azmini ve çalışma hırsını koruyabileceği, başarılarını sürdürebileceği ortamı ve yapısal durumu devam ettirmelidir.
Ödül ve Ceza Mekanizmalarının Algı Yönetiminde Kullanılması
Her birey başkaları tarafından takdir edilmeyi ister. İnsanın doğasında var olan bu duygu çerçevesinde, bireyler örgüt içinde ve dışında bir bekleyiş içine girmektedirler. İyi yaptığı bir görevden dolayı birey kendisini mutlu hissederek, bir şey üretmenin, ürettiği şeyin de diğer insanlara faydalı olduğunu görmenin doyumunu yaşamaktadır. Yaptıklarının, kendisinin başarı olarak nitelendirdiği işlerin, başkaları tarafından takdir edileceğini bilmesi, onun daha verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktadır.
Adams'ın 'Eşitlik Kuramı' çerçevesinde ö- düllendırme incelendiğinde, bu kurama göre bireyin sahip olduğu eğitim, beceri, fiziksel ve kişisel özellikler, gösterdiği çaba, yaratıcılık, örgüte bağlılık gibi unsurlar 'girdiler' olarak ifade edilmektedir. Bunun yanında örgütün sağladığı ücret, ikramiyeler, sigortalar, iş güvenliği, terfi, statü simgeleri, maddi ve manevi takdir, süpervizyon, sağlıklı bir iş ortamı gibi öğeler de 'çıktılar' olarak tanımlanmaktadır. Adams'a göre örgüt içinde bireyler, örgüte vermiş oldukları girdileri ile örgütün bireye sağlamış olduğu çıktıları özel bir kıyaslamaya tabi tutmaktadırlar (Özer, 2003: 221). Örgüt içinde bir bireyin elde ettiklerinin, bunları elde etmek için harcadıklarına oranı (girdi ve çıktı oranı) diğerlerinden farklıysa, birey bu kurama göre eşitsizliğe uğradığını hissedecektir. Öyleyse gerçekte alman ödüllerle, çalışanın eşitlik anlayışı bağdaşmadığı zaman bilişsel uyumsuzluk söz konusudur. Eşitlik örgütteki ödül sisteminin adilliğiyle; Ödüllerin çalışanların beklediklerine ne ölçüde yakın olduğuyla ilgilidir, Herzberg'in kuramında da görüldüğü gibi, işin kendisinden kaynaklanan içsel ödüller daha fazla motive edicidir. Bu nedenle örgüt içinde içsel ve dışsal ödüller arasındaki denge sağlanmalıdır.
Bu kuramın yanı sıra, Porter ve Lawler 'm 'Beklenti-Değer' kuramım örgütlerdeki ö- düllendirme sistemi doğrultusunda inceleyebiliriz (Davis, 1962: 32). Örgüt içindeki birey, kendi ihtiyaçlarını karşıladığı sürece elde edeceği ödülü değerli olarak görmektedir. Birey bu doğrultuda harekete geçerken sarf edeceği çaba ile Ödüle atfettiği değeri kıyaslayacak, eğer çabası ödülün değerine değecek bir durumda ise o yönde harekete geçecektir. Bunun sonucunda motive olarak belli bir başarı elde etmesinde bireyin yetenekleri, rol algıları, bilgi donanımı, kararlılığı ve yaptığı işe uygun olup olmaması Ö- nemli faktörlerdir. Görüldüğü gibi bireyin ödül beklentisinin sonucunda belli davranış kalıpları doğmakta, birey bunu başarıyla sonuçlandırırsa Ödüllendirilmekte ve aynı davranış kalıbını sürdürmektedir. Eğer ödüllendiremezse birey, çabalarının bu sonuca değmeyeceğini düşünerek, yaptığı işe karşı motivasyonunu kaybedecek bu da iş verimliliğini ve başarısını olumsuz yönde etkileyecektir. Bunun yanın sıra, örgüt içinde başarılar yalnızca teşekkür edilmek suretiyle, ödülle desteklenmeden takdir edilirse, bireylerin zamanla motive olmasında da düşüş görülecektir. Bu nedenle, zaman zaman maddi değerler ihtiva eden ödüllerin verilmesi (ikramiye, yurt dışı gezileri vb.), bireyin yaptığı işin kalitesinde, maliyetinde, daha hızlı yapılmasında değişikliklerin olmasını sağlayacaktır.
Ödüllendirme mekanizmasının işletilmesinde algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler uygulamaları önemlidir. Çünkü bireylerin ne tür ödül sistemleriyle motive olabileceklerinin ve hangi ödüllerin bireyi çalışma hareketine iteceğinin bilinmesi son derece önemli bir husustur. Bireylerin önemsemedikleri ya da ilgilenmedikleri ödüllerle başarılarının talidir edilmesi, elbette ki bireyi motive etmekten çok, örgüte olan güvenini ve çalışma istemini sarsacaktır.
Örgüt Kültürü ve İkliminin Algı Yönetimindeki Rolü
Örgüt kültürü; "bir örgütün temel değerleri ve inançları ile bunları çalışanlara ileten simge, seremoni ve mitolojilerin bütünü" olarak tanımlanmaktadır (Varol, 1993: 182). Bu tanım dahilinde örgüt kültürü, örgütün kişiliği, örgütte çalışanlarca paylaşılan değer yargıları, örgüte giren yeni üyeler tarafından öğrenilen, örgütteki davranışlara ve ilişkilere rehberlik eden ya da ilişkilerin kurulmasını kolaylaştıran önemli bir faktördür. Örgüt kültürünün tüm bu özellikleri örgüt içindeki süreçleri yakından etkilemekte, çalışanda örgüte bağlılık ve uyum yaratma kodlarının oluşmasına yardımcı olmaktadır. Tüm bunların sağlanmasında örgüt kültürünün örgütün her kademesinde benimsenen, içselleştirilen ve paylaşılan anlam simgelerini oluşturması ve bunu sürdürebilmesi gerekmektedir. Bu aşamada halkla ilişkiler uygulamaları devreye girmekte, oluşturulmuş örgüt kültürünün örgütün her kademesinde içselleştirilmesini sağlamakta, aslında çalışanların parçası olabilen bir kültür yaratımı sürecinde önemli rol oynamaktadır. Böylece örgüt yalnızca ekonomik bir birim olarak görülmekten daha ziyade, çalışanların güçlü bağlarla bağlandığı sosyal birim olma özelliğine bürünmektedir.
Örgüt kültürünün oluşumu ve paylaşımı sürecinde algı yönetimi açısından önemli olan nokta, örgüt içinde bireye gereken ö- nemi ve layık olduğu değeri vererek, örgütteki verimliliği arttırma ve örgütün gelecekteki başarılarının birlikte paylaşılacağı izlenimini yaratmaktır. Bu da göstermektedir ki, Örgüt kültürü algı yönetimi açısından ele alındığında örgütteki iletişim sürecini tatmin ve motivasyon kaynağına dönüştürmektedir.
Örgüt kültürünün bireyler üzerindeki en büyük etkisi, çalışanların örgütü daha iyi anlamalarını sağlaması buna bağlı olarak da örgütsel davranışı etkilemesi ve örgütsel etkinliği arttırmasıdır. Bireylerden örgüt kültürü dahilinde beklenen bir takım davranış şekilleri ve rollerin varlığı örgüt içinde yadsınamaz.
Bireyden beklenen rollerin Örgüt kültürü çerçevesinde bireye aktarılması ve bireyin bu beklentiye cevap vermesi ya da cevap veremediğinde ne tür tepkilerle karşılaşacağının bireye gösterilmesi ancak algı yönetimiyle gerçekleştirilebilir. Bu noktada önemli olan, halkla ilişkilerin örgüt kültürünü oluşturma, olgunlaştırma ve içselleştirme rolüne algı yönetiminin etkisidir.
Örgüt iklimi ise, "bir örgütteki ortak psikolojik güçlerin görünümü, örgüt kültürünün örgütte yarattığı havadır" (Varol, 1993: 183). Örgüt içinde etkili çalışan iletişimi örgüt ikliminin olumlu bir biçimde oluşumuna bağlıdır. Örgüt iklimi, örgüte kimliğini kazandıran, çalışanların davranışlarını etkileyen ve onlar tarafından algılanan, örgüte egemen olan tüm özellikler dizisidir (Ertekin, 1978b: 20). Örgüt iklimi bir örgütteki güvenme duygularını, bireylerin birbirlerine karşı açıklık ve içtenlik duygularını, yardımseverlik anlayışım, iş doyumu ve beklenti düzeylerini, örgüte katılma süreçlerini yansıtmaktadır. Çalışan tarafından iş yerinin iyi duygular yaratan, mutluluk veren bir ortam olarak algılanmasının yanında tam tersine kötü duygular ve mutsuzluk yaratan bir ortam olarak da algılanması mümkündür.
Bireyin örgütü ve iş ortamını algılama sürecinde şüphesiz ki, halkla ilişkiler önemli rol üstlenmektedir. Halkla ilişkiler birimi örgütte olumlu bir iklimin oluşmasını sağlayacağı gibi bu iklimin devamı için de besleyici rolü üstlenmiş olmaktadır. Çünkü örgüt ikliminin olumsuz olarak algılandığı örgütlerde, bireyin psikolojik süreçlerinin önemsiz olması, örgütteki iletişim kanallarını kapalı olması, bireyler arası ilişkilerin güven temeline dayanmaması, baskı ve zoraki çalışma ortamının varlığı halkla ilişkiler uygulamalarını baştan ret eden bir örgüt iklimine işaret etmektedir. Oysa olumlu bir örgüt ikliminin varlığından söz edilen bir örgütte, tüm iletişim kanalları açık, bireyler arası ilişkiler ağı geniş ve sağlam, baskı unsurundan çok belli kurallarla hareket edilen, çalışanın neyi yaptığında ne şekilde karşılanacağının bilinmesi önemlidir. Böyle bir ortamın var olduğu bir örgütte algı yönetimi halkla ilişkiler uygulamalarında da önemli bir yere sahip olacaktır.
Örgüt iklimi gerek halkla ilişkiler açısından, gerekse algı yönetimi açısından ele aldığımızda örgütteki çalışanın davranışlarının çok yönlü boyutlarının tanımlanmasında, örgütlerin kişi ve kişilik üzerindeki etkilerinin anlaşıl masında önemli bir yere sahiptir. Çünkü örgüt ikliminin bireysel ve örgütsel düzeyler arasındaki çözümlemelere olanak vermesi, örgüt içinde geliştirilen halkla ilişkiler politikalarında algı yönetimine geniş yer verilip verilmemesiyle de yakından ilişkilidir.
Görülüyor ki, algı yönetimi odaklı halkla ilişkiler örgüt kültürü ve örgüt ikliminin içselleştirilmesinde ve sürdürülmesinde besleyici bir role sahiptir. Bu rolün önemi de çalışanların örgütü benimseme dereceleriyle dolayısıyla örgütün başarı düzeyiyle kendini göstermektedir.
Özge UĞURLU
