Kurum Dışına Yönelik Halkla İlişkiler

Kurum Dışına Yönelik Halkla İlişkiler Ortam ve Araçları

Halkla ilişkiler çalışmalarında kurum dışındaki hedef kitleye mesajların iletilmesi için çeşitli iletişim araçlarından faydalanılır. Halkla ilişkilerde kullanılan araçları basılı araçlar, görsel -işitsel araçlar ve organizasyon faaliyetleri olarak inceleyeceğiz.

Basılı Araçlar

•        Gazeteler: Halkla ilişkiler uzmanları geniş kitlelere seslenmek istediklerinde en fazla gazetelerden faydalanmaktadırlar. Halkla ilişkiler çalışmalarında işlenilen konu açısından hangi gazetelerin uygun olacağına, gazetelerin okuyucu profillerine ilişkin yapılan araştırmalardan faydalanılarak karar verilir. Bu gazetelerin editörlerine halkla ilişkiler uzmanları kurumları, ürünleri, hizmetleri, gerçekleştirdikleri etkinlikleri vb konuları içeren basın bültenlerini gönderirler. Gazeteciler de kendilerine gelen bu basın bültenlerinden oluşturdukları haberlere gazetelerinde yer verirler. Böylelikle halkla ilişkiler uzmanları çalışmaları doğrultusunda duyurumu gerçekleştirmiş olurlar.

•        Dergiler: Dergiler gazetelere oranla güncel bir olayı daha derinlemesine inceleme olanağına sahiptir. Dergiler haftalık, aylık, ya da üç aylık periyotlarla yayınlanır. Aynı zamanda baskı kalitesi daha iyi ve renkli ve kaliteli kağıda sahiptirler. Bu nedenle fotoğraflar daha net ve güzel görünür. Yaşam süresi günlük gazetelere oranla daha fazla olduğu için uzun süre elden ele dolaşır. Halkla ilişkiler uzmanları kurumları hakkında hedef kitleler üzerinde bir kalite algısı yaratmak veya uzun bir süreçte daha fazla insana ulaşmak amacıyla dergilerden yararlanabilirler.

•        Kitaplar: Halkla ilişkiler çalışmaları içerisinde önemli bir yeri olan kitaplar bilgi toplama ve bilgi yayma amaçlı kullanılırlar. Kitaplar kuruluşların yıldönümlerinde, kuruluşun tarihçesini, kurucularının hayatlarını anlatan türde tasarlanırlar. Aynı zamanda kuruluşun sunduğu mal ya da hizmetlerin tanıtımı amacıyla da hazırlanmaktadır.

•        El Kitapları: El kitapları, kurumun ilgilendiği konular, yeni projeler, karşılaşılan sorunlara ilişkin bilgilerin yer aldığı ve resimden çok yazıya ağırlık verilerek düzenlenen yayınlardır. El kitapları her an başvurulabilecek bir kaynak özelliği nedeniyle herkesin anlayabileceği bir dille son derece yalın bir şekilde yazılmalıdır.

•        Broşürler: Broşürler, okuyucularına belirli bir ürünün ya da hizmetin sağlayabileceği kolaylıkları ve faydaları anlatırlar. Broşürler, kurumun personel politikalarını duyurmak veya işgörenleri belirli konularda eğitmek vb. gibi çeşitli amaçlarla kullanılır (Oktay, 1996: 134). Broşürlerin ön ve arka kapakları ve ortadaki iki sayfası en önemli sayfalarıdır. Okuyucuların dikkatini toplayabilmek için kapak sayfalarının çekici orta sayfaların ise en önemli konuları iyi bir şekilde sunacak biçimde tasarlanması gerekir.

•        Haber Bültenleri: Bültenler haber bülteni ya da haber mektubu olarak nitelenir. Haber bültenleri “Konu ile ilgili kişilerin yapılanlardan sürekli bilgi sahibi olmaları için belirli zamanlarda yayınlanan çok sayfalı mektuplar” olarak tanımlanır. Kurum içi halkla ilişkilerin çok önemli bir aracı olan haber bültenleri, kurumun dış ilişkilerinde de haberlerin kurum dışındaki hedef kitleye duyurulmasında önemli bir rol üstlenir. Haber bültenleri kolaydır, ucuzdur ve arzu edilen kadar geniş bir kitleye ulaşılabilir (Asna, 1993: 118).

•        Yıllıklar: Yıllıklar, kurumun bir yıl içerisinde gerçekleştirdiği çalışmalarının anlatıldığı bir yayın türüdür. Yıllıklarda kurumun bilançosu, kar ve zararları gibi muhasebe kayıtlarının yanı sıra kurumun tarihçesi, yöneticileri, üretim teknolojisi gibi kurum ile ilgili tanımlayıcı bilgiler de yer alır.

•        Raporlar: Kurumların faaliyet gösterdiği sektörün sorunları, ülke ekonomisi, işsizlik ya da işçi işveren ilişkileri gibi konularla ilgili görüşlerin araştırmaların yer aldığı yayın türlerine denir.

•        Mektuplar: Kişisel ilişkilerde ilgili kişiye iletilecek konular bir broşür veya haber bültenini doldurmayacak kadar az ya da belirli zamanlarda yayınlanan haber bülteni ve broşürü bekleyemeyecek kadar acele olduğunda mek-tuplardan faydalanılır (Asna, 1993: 119). Mektuplar kişisel ve iş olmak üzere iki sınıfta toplanır. Halkla ilişkiler çalışmalarında iş mektupları kullanılır. İş mektupları, bir olayın ya da yeniliğin duyurulması, belirli bir konuda

mektup yazılan kişinin görüş ve düşüncelerinin sorulması veya bir etkinliğe davet için yazılır (Gürgen, 2008: 171).

•        Afişler: Geniş halk kitlelerine mesaj iletmek için kullanılan araçlardan birisidir afişler. Afişin ilk amacı çekici bir görsel tasarımla göze çarpmaktır. Bir afişte böyle bir çekiciliğin sağlanabilmesi için yazıdan çok görsel öğelere (fotoğraf, grafik tasarımları, resim vb.) yer verilmelidir. Kuşkusuz bu görsel öğeler, afişin konusunu son derece iyi yansıtmalı ve sözlerle de uyumlu olmalıdır (Asna, 1993: 123).

•        Rozetler, Pullar ve Damgalar: Rozetler, kurumu simgeleyen amblemden oluşur. Yakaya takılan rozetler, çalışanların kurumlarına olan bağlılıklarını göstermelerinin yanı sıra kurum imajına olumlu katkı sağlayan araçlardandır. Kurumun görünürlüğünü ve hatırlanmasını sağlamak için, damgalardan mektup, yılbaşı/bayram kartları, davetiye gibi araçlarda faydalanılır. Halkla ilişkiler amaçlı hazırlanan pullardan da kuruluş yıldönümlerinde, çeşitli etkinliklerde faydalanılır. Pullar yaratıcı bir biçimde hazırlandığında meraklıları tarafından uzun yıllar saklanacağı için kurumun imajı açısından etkili bir araçtır (Gürgen, 2008: 171).

Dış Halkla İlişkilerde Görsel ve İşitsel Araçlar

Dış halkla ilişkilerde kullanılan görsel ve işitsel araçların basılı araçlara bazı üstünlükleri vardır. Gelin şimdi radyonun, televizyonun ve sinemanın bir halkla ilişkiler aracı olarak nasıl kullanıldığını görelim.

•        Halkla İlişkiler Aracı Olarak Radyo: İnsanlar evlerinde, işlerinde, özellikle arabalarında vb. radyoyu dinlemeyi tercih etmektedirler. Bu yüzden de radyo kanallarının sayısı her geçen gün artmaktadır. Halkla ilişkiler uzmanları da bu artışın bilinciyle radyodan faydalanmaktadırlar. Açık oturumlar, haber bültenleri, sohbet programları, röportajlar, kamusal veya özet duyurular gibi çeşitli biçimlerde yararlanılmaktadır. Radyolarda konuşma süreleri kısadır. Bu nedenle radyo programları için hazırlanacak metinlerin kısa olmasının yanısıra çarpıcı olması gerekir.

•        Halkla İlişkiler Aracı Olarak Televizyon: Televizyonlar hemen hemen herkesin evinde olan, hem göze hem de kulağa hitap eden kitle iletişim araçlarıdır. Televizyon haber programlarında bir kuruluştan görüntülü olarak, olumlu bir şekilde söz edilmiş olması kurumun halkla ilişkileri açısından son derece önemlidir. Televizyonda belgeseller, açıkoturumlar, diziler, haberler, eğlence, söyleşi vb. birçok program türü vardır. Halkla ilişkiler uzmanları bu programların içeriklerini ve hedef kilelerini çok iyi analiz edebilmelidirler. Böylelikle halkla ilişkiler amacıyla bu programlarda yer almaya çalışarak hedef kitlelerine vermek istedikleri mesajları vererek amaçlarına ulaşabilirler. Televizyonlar kulağın yanı sıra göze hitap ettiği için kurumu temsil edebilecek her tür görüntünün son derece etkili, dikkat çekici, yaratıcı bir biçimde hazırlanması gerekir. Aynı zamanda bu görüntülerin sesle de çok iyi uyum sağlamasına özen gösterilmelidir.

•        Halkla İlişkiler Aracı Olarak Sinema: Sinemanın bir halkla ilişkiler aracı olarak radyo ve özellikle televizyon kadar çok kullanılması günümüz şartları içerisinde pek olanaklı değildir. Sinemalara, filmlere olan ilgi her geçen gün artmaktadır. Halkla ilişkiler uzmanları da sinemada, senaryo yarışmaları, film festivalleri veya film yapımları alanlarını çok iyi değerlendirmektedirler. 

Halkla ilişkiler Aracı Olarak Internet: Son yıllarda önemi giderek artmaya başlayan interneti görsel işitsel araçlar arasında sayılabilir. İnternetten iç halkla ilişkilerde olduğu kadar dış halkla ilişkilerde de faydalanırız. Dış halkla ilişkilerde interneti düz metinler, grafikler, fotoğraflar, ses ve görüntü dosyaları yaratmada kullanırız. Aynı zamanda web sayfalarında kurumlar kendilerini tanıtma fırsatı bulurlar. Halkla ilişkiler çalışmaları açısından web sayfaları önemli bir yer tutar. Web sayfaları iyi tasarımlandığında tüketicilerin ku-rumla ilgili merak ettiği her şeye ulaşmalarına imkan verir. Bunun yanı sıra medya da kurumla ilgili her türlü bilgiye, bültenlere rahatlıkla istediği anda ulaşabilmektedirler,

Organizasyon Faaliyetleri

Organizasyon faaliyetleri kurumların çevreleriyle doğrudan ve yüzyüze iletişim kurma olanağı sağlayan etkinliklerdir. Bunlar arasında toplantılar, fuarlar, festivaller, yarışmalar, açılış ve yıldönümü törenleri sayılabilir.

•        Toplantı: Toplantılar, önceden planlanmış bir konuyu görüşmek üzere ilgili kişilerin bir araya geldikleri, yüzyüze bir iletişim ortamıdır. Toplantılar iki kişi arasında olabileceği gibi çok daha geniş gruplarla da yapılabilir. Toplantılarda, toplantı gündemini oluşturan konuların her yönüyle ele alınması, ortaya çıkan sonuçların ise kitle iletişim araçları ile hedef kitleye duyurulması toplantı ile amaçlanan etkinin daha da artmasına yol açmaktadır. Bir toplantı düzenlenirken halkla ilişkiler uzmanları öncelikle toplantı tarihini belirlerken çok dikkatli davranmalıdır. Katılımın yeterli olabilmesi ve medyanın ilgisinin olabilmesi için toplantının yapılacağı günde kamuoyunu ilgilendiren önemli olayların, önemli ulusal etkinliklerin (maçların vb.) olmamasına dikkat edilmelidir. Tarihten sonra toplantının bütçesi belirlenmelidir. Toplantının uygulama planında ise çeşitli hazırlıklar yapılmalıdır. Toplantı öncesinde hazırlıkları kısaca şöyle özetleyebiliriz. Toplantı yerinin saptanması ve düzeni; resepsiyon hizmetleri; basılı malzemeler ve armağanlar; bilgisayar, internet, telefon faks vb. hizmetler; konaklama organizasyonu; karşılama ve transfer organizasyonu; sosyal aktivite programlarının hazırlanması; toplantı akış planı; basın halkla ilişkiler planının yapılması; toplantı uygulama planı. En son yapılması gereken ise toplantı sonrası faaliyet programıdır.

•        Sergiler: Sergiler genellikle geniş çaplı ve kamuya açık organizasyonları içerir. Aynı zamanda sergiler ticari anlamda olduğu kadar, kar amacı gütmeyen kuruluşlar açısından da herhangi bir şeyin sergilenmesi ve geniş kitlelere sunumunu da içermektedir (Peltekoğlu, 2001: 270). Beğenilen ilgi gören sergiler kuruluşun imajını olumlu yönde etkiler. Halkla ilişkiler amaçlı sergilerde, kuruluşların tarihsel gelişimi fotoğraf, belge gibi görsel ve ilginç malzemeler aracılığıyla anlatılarak, kuruluşun nereden nereye geldiğini etkili önemli biçimde gösterirler (Gürgen, 2008:178).

Kuruluşların ürün ve hizmetlerini ya da belirli bir konudaki düşüncelerini çarpıcı, akılda kalıcı teknikler kullanarak tanıtmak amacıyla sergiler düzenlenebilir. Son derece dikkatli biçimde düzenlenmesi gerekir. Ancak kimi zaman başarısız sergiler ortaya çıkabilir. Sizce sergilerde başarısızlığa neden olan faktörler neler olabilir? Tartışınız. 

•        Fuarlar: Fuarlar bölgesel, ulusal veya uluslararası olarak gerçekleştirilir. Fuarlar genellikle belirli bir sektöre ait birçok firmanın katılımı ile gerçekleştirilir. Düzenlenen bu fuarlarda kurumlar kendilerini veya yeni ortaya çıkardıkları ürünlerini/hizmetlerini tanıtırlar. Kimi zaman ülkelerin tanıtıldığı fuarlar da düzenlenebilir. Fuar düzenleme, açılış kokteyli, broşür, hediyelik eşya, çeşitli şovlar, video ve film gösterileri gibi birçok etkinlik düşünüldüğü için biraz zahmetli olarak değerlendirilse de son derece keyifli bir iştir (Gürgen, 2008: 178). Halkla ilişkilerde sergi ve fuarların çeşitli amaçları vardır (Peltekoğlu, 2001: 271). Gelin şimdi bunların neler olduğunu görelim.

•        Kuruluşun tanıtımını yapmak

•        Mevcut müşterilerle iletişim kurarak ürün ve hizmete olan ilgiyi arttırmak

•        Potansiyel müşterilerle iletişim kurarak yeni satış alanları yaratmak

•        Yeni ürün veya hizmeti tanıtmak

•        Bölge temsilcilerinin etkinliğini arttırmak

•        Yetkililerle iletişim kurmak

•        Pazar araştırmalarına ve uzun dönem planlamalara katkıda bulunmak

•        Sipariş imkanı yaratmak

•        Festivaller: Kuruluşlar ülke halkının dikkatini içinde bulunulan kente ya da bölgeye çekmek için çeşitli festivaller düzenleyebilirler. Bulunulan yerde, yurt çapında duyurulacak festivaller, şenlikler düzenleyerek yoğun bir iletişim ortamı yaratırlar. Festivallerin kente kazandırdığı değerler görüldükçe kurum, kent halkının ve kamuoyunun güven ve ilgisini kazanacaktır. Festivallere ulusal ya da uluslararası düzeyde tanınmış kişilerin katılması halkın ilgisini artırır (Asna, 1993: 130). Kısacası festivaller çevrelerini etkilemenin yanısıra festivale katılan kurumların ya da belirli bir olayın duyurulmasında önemli bir rol oynarlar. Kuruluşlar, bu tür festivalleri destekleyerek adlarını duyururlar ve toplumsal sorumluluğu gelişmiş bir kurum imajı yaratma ola-nağı da elde ederler (Gürgen, 2008: 178).

•        Yarışmalar: Düzenlenen yarışmalar, ilgiyi kurum üzerine çeken bir halkla ilişkiler aracıdır. Düzenlenecek yarışmalar katılımcıların bilgi, beceri ve yetenekleri sınayacak biçimde ancak çok zor olmamasına dikkat edilerek düzenlenmelidir. Yarışmayı kamuoyuna duyurmak, hedef kitlenin ilgisini çekerek katılımı arttırabilmek, hatta yarışma sonuçlarını duyurmak için dikkat çekici biçimde ödül törenini düzenleme vb. halkla ilişkiler uzmanının becerisini gerektirir. Kuşkusuz bu durum halkın kuruma olan güvenini olumlu yönde etkileyecektir.

•        Açılış ve Yıldönümü Törenleri: Açılış bir kuruluşun ilk hizmete girişi veya bir ürünün/hizmetin ilk kez pazara sürülüşü nedeniyle yapılan etkinliktir. Yıldönümü kutlamaları ise bir kuruluşun ilk kez çalışmaya başladığı ve-ya bu günün yıldönümlerinde yapılan kutlamalardır. Bu kutlamalarla halk, kurum ilişkilerini belirleme, iyileştirme gibi amaçlarını gerçekleştirme olanağı bulur (Gürgen, 2008: 179). Açılış ve yıldönümü etkinliklerinin planlanması son derece titiz bir çalışmayla gerçekleşebilir. Açılış veya yıldönümü etkinliğinin yapılacağı uygun bir tarihin belirlenmesi, etkinliğin nerede yapılacağı, kimlerin davet edileceği, kutlamada nasıl bir etkinlik uygulanacağı, medya ile ilişkilerin nasıl yürütüleceği vb. bir sürü ayrıntı çok iyi organize edilmelidir.

www.anadolu.edu.tr