Kurumlar taşıdıkları kurumsal özellikleriyle amaçları ne olursa olsun toplumsal yapının bir parçasıdırlar. Kurumlar yaşamlarını hem kurum içerisinde hem de kurum dışında kurdukları ilişkiler düzeni içerisinde sürdürürler. Bu düzen içerisinde etkili iletişime önem vermek zorundadırlar.
Kurum içi halkla ilişkiler, çalışanların eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmeleri, şirket faaliyetlerinin işgörenlere tanıtımı, örgüt politika ve stratejilerinin tüm personele benimsetilmesi ve onların desteğinin sağlanması, yatay ve dikey haberleşmenin geliştirilmesi, kurumsal motivasyonun ve iş doyumunun arttırılmasına yönelik katkılar yoluyla verimliliğin teşvik edilmesini sağlayan iletişim biçimidir.
İnternet İletişimi
Internet iletişimi çağı, bir çok iletişim araçlarına öncülük etmiştir. Bunlara e-posta, sesli posta, kurum için yapılmış yerel ağları örnek olarak sayabiliriz. Bu tür araçlar günümüzde yazılı olanlara oranla daha çok tercih edilmektedir. Çalışanlara bilgi-sayarlar aracılığıyla rahatlıkla ulaştırılmaktadır. Bunlar okunabilir, dinlenebilir ve hatta hareketli olabilmektedirler. Internet iletişimi, aynı zamanda sanal çalışanlara masalarında, evlerinde, arabalarında ya da olabilecekleri her yerde uzaktan ulaşabilme imkanı vermektedir.
Kurumlar haftanın belirli bir gününde, kurumla ilgili önemli haberlerin yer aldığı bir elektronik yayın dağıtmaktadır. Aynı zamanda çalışanların firma ile ilgili bilgi ve gelişmelere katkıda bulunmalarını sağlamak amacıyla çeşitli formlar oluşturmaktadırlar (örneğin, yönetim toplantılarının raporlarının olduğu bir “e-posta talep formu” çıkarmaktadır).
İntranet
Kurum içi iletişimi etkili hale getiren ve hızlandıran yeni araçlardan birisi de intra-intranet, kurum içi iletişimi nettir. Kurum içerisinde kurulan yerel bir ağ (Kurum içi internet gibi düşünülebilinir.) sayesinde kurumlar çalışanlarıyla rahatlıkla iletişim kurabilmektedirler.
Ancak, intranetin yerel bir ağ sitesi olması çalışanların bilgi için oraya başvuracağı anlamına gelmez. Intranet sistemi etkili içeriğin yanı sıra görsel açıdan çalışanları etkileyebilmelidir. Aksi taktirde sistem az kullanılacak, dolayısıyla da bu sistemin yok olması gibi bir olasılık da gündeme gelecektir.
Basılı Yayınlar
Bütün dünyada kurum içindeki bölümler arasında çalışanları birleştirmek amacıyla yönetim tarafından idare edilen yayınların son derece önemli bir rolü vardır. Basılı yayınlar ile internet iletişiminin birbirini tamamlaması gereklidir. Bazı uzmanlar, internet iletişimi ile bilginin derhal aktarılabileceğini, basılı yayınlarla da bu bilgilerin daha anlaşılabilir olacağını savunmaktadırlar.
İster basılı yayınlar, isterse internet, çalışanlara yönelik hazırlanan haber bültenleri düzenli olarak zamanında tutarlı bir formatta çıkmalıdır. Basılı tüm yayınlar öyle hazırlanmalıdır ki çalışanlar bu yayınları dört gözle beklemelidir.
Bu tür yayınların çoğunun hayatta kalabilmesinin bir nedeni de kurumun felsefesi ve politikalarını yansıtmada yönetimsel birer araç olmalarıdır. 21. yüzyılda bu tür basılı araçların iki yönlü iletişim sağlamaları özellikle hem yönetimin hem de çalışanların isteklerini ifade etmede önemlidir.
Haber Bülteni (Haber Mektubu)
Haber bülteni (haber mektubu), kurum içi iletişimin sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik hazırlanmış metinlerdir.
Haber bültenleri, temsil edilen işletme, kurum ya da kuruluşun hem medya ile hem de kamuoyu ve hedef tüketici kitlesi ile sağlıklı ilişkiler kurması, doğru ve amaca uygun haber akışını sağlaması açısından oldukça etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Haber bültenleri periyodik olarak hazırlanabildiği gibi, sadece gerek duyulduğunda kamuoyunu bilgilendirmeye yönelik olarak da hazırlanabilir.
Haber bültenleri kurum içi iletişim araçları arasında en fazla kullanılan araçlardan birisidir. Kurum içi haberleşmenin sağlanması, çalışanların birbirlerinden ve çalıştıkları iş yerindeki etkinlik ve gelişmelerden haberdar olmaları amacıyla hazırlanır.
Kurum içi yayınlar içerisinde en basit ve yayınlanması en kolay olan formattır. Gazetelerden daha küçük boyutlarda ve daha az sayfalı olarak hazırlanır. Üslubu açık ve anlaşılır olmalıdır. Haber bültenleri bir matbaada basılabileceği gibi, bir fotokopi ile çoğaltılıp çalışanlara elden de dağılabilir. Kurumdaki duyuru panolarına asılabilmesinin yanı sıra e-posta olarak da çalışanlara ulaştırılabilmektedir.
Haber bültenlerinin kimi zaman kurum dışı iletişim amacıyla kullanıldığı da görülür. Ancak çoğunlukla kurum çalışanlarına yönelik olduğu için burada kurum içi iletişim araçları içinde ele alınmıştır.
Yıllık Çalışan Raporları
Çalışanların çoğu kuruluşlarının nasıl işlediği ve yönetimin neler düşündüğünü merak ederler. Personel için hazırlanan yıllık raporlar bu tür sorunları gayri resmi ve samimi bir biçimde tartışmak için güzel bir fırsattır. Rapor hem kurumun yıllık performansını açıklayarak gerçekçi olabilir hem de kurumsal değişimleri gözden geçirerek belirgin dönüm noktaları hakkında bilgi verebilir. Aynı zamanda ekip ruhu ve onuruna katkıda bulunmak suretiyle dolaylı olarak motivasyon sağlayıcı da olabilir.
Çalışan raporları içerik ve biçim konusunda nadiren hızlı ve katı kurallar koyarlar. Personel yıllıkları ortaklar için hazırlanmış yıllık rapor kadar karmaşık, ya da firmanın o yıla ait temel faaliyetlerini verecek kadar sade de olabilir.
Duyuru Panoları
Kurumlarda çalışanların rahatlıkla ulaşabileceği yerlere konulan ya da asılan araçlardır. Duyuru panoları, az masraflı iletişim araçlarından biridir. Genellikle kurumun dikkat çekebilecek yerlerine yerleştirilerek tüm çalışanların görmesi sağlanır. Bu duyuru panoları sayesinde iletilmek istenen mesajlar çalışanlara ulaştırılır. Kontrol edilebilen diğer iletişim araçları ile birlikte kullanıldığında güvenilirlik oranı oldukça fazladır.
Panoların amacına ulaşabilmesi için, hareketin fazla olduğu ve maksimum sayıda çalışanın dikkatinin çekilebileceği noktalara yerleştirilmelidir. Bilgiler güncel ve ilginç olmalıdır. Grafik ve fotoğraf gibi görsel malzemeler panolara zenginlik katar ve okunmayı arttırır. Maliyetinin düşük olması, sürekliliği sağlaması, mesajı kısa sürede ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilmekte ve iç iletişimde yaygın biçimde kullanılmaktadır.
Dilek-Şikayet Kutular/Bina Toplantıları
Kurumlarda çalışanların yönetime iletmek istedikleri çeşitli şikayetleri, önerileri, istekleri vb. olabilir. Kimi zaman çalışanlar bu gibi konuları iletmeyi yüzyüze yapmaktan çekinebilirler. İşte böyle durumlarda dilek/şikayet kutuları çok önemli bir işleve sahip olur. Kolay ulaşılabilecek noktalara yerleştirilen kutular aracılığıyla çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir.
Kurumlarda her kata bir dilek/ şikayet kutusu konarak ve çalışanlar isimsiz olarak firmanın nasıl geliştirilebileceğine, ürünlere, hizmetlere ve süreçlere dair düşüncelerini ve önerilerini dile getirebilirler. Kimi zaman da en üretken ve en faydalı öneri yönetim tarafından ödüllendirilebilir. Kuşkusuz bu kutuların yönetim tarafından düzenli aralıklarla takip edilmesi gereklidir. Çalışanların yanısıra tüketiciler ya da müşterilerde dilek/şikayet kutuları aracılığıyla öneri, yorum ya da şikayetlerini iletebilirler.
Bina toplantıları ise çalışanların daha kalabalık biçimde üst yönetimle bir araya gelmesini ve sınırsız biçimde her konuda konuşmalarını sağlayan yönetim-personel diyalogunu hedef alan toplantılardır.
Kurum İçi TV Yayını
Günümüzde teknoloji son derece hızlı bir gelişme göstermektedir. Bu gelişmeye paralel olarak da halkla ilişkiler ajansları ve kurumlar bu yeni iletişim teknolojilerini de kullanmak zorundadırlar. TV yayını ve kablolu TV yayını önemli bir iletişim ortamıdır. Kurum içi iletişim ortamında inişli çıkışlı bir geçmişe sahiptir. Kurum çalışanlarına yönelik hazırlanan CD’ler kurum içi iletişimde oldukça etkilidir.
Son zamanlarda kurum içi iletişimde slayt ve CD’ler, işe oryantasyon, iyi niyet yaratılması, eğitim seminerleri, toplantıları vb. destekleme amacıyla kullanılmaktadır. Pek çok kurum CD’ler aracılığı ile kurum içi hedef kitlesini gelişmeler hakkında bilgilendirmektedir. Yönetim hazırlattığı filmlerle gelişim süreçlerini de çalışanlarına aktarma imkanı bulmaktadır.
Yüz Yüze İletişim
Yüz yüze iletişim programları iki kişi arasında gerçekleşen iletişimden organize toplantılara kadar geniş bir yelpazeyi kapsamaktadır. Bazı kurumlarda yöneticiler iletişim konusunda eğitilmekte ve toplantı konuları, tartışmanın başlatılması, çalışanların sorularının cevaplandırılması konularında bilgilendirilmektedirler.
Her şeyden önemlisi çalışanlar yöneticilerinden ya da bağlı bulunduğu birimin sorumlusundan yüz yüze bilgi almak isterler. Ancak bazı yöneticiler çalışanlarına bilgileri iletmede tutarsız davranmaktadır. Bu nedenle, bir çok çalışan dedikodulardan öğrendiği bilginin çoğunu yöneticisinden öğrenmek istemesine rağmen, çoğunluğu hala fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir.
Bazı yöneticiler çalışanlarına bilgileri iletmede tutarsız davranmaktadır. Bu nedenle, birçok çalışan dedikodulardan öğrendiği bilginin çoğunu yöneticisinden öğrenmek istemesine rağmen, çoğunluğu hala fısıltı gazetesini ilk bilgi kaynağı olarak kabul etmektedir. Acaba bu eğilimle baş edebilmek için halkla ilişkiler birimleri ne yapmalıdır?
Kuşkusuz bu durumda yönetici ile çalışan arasında yüz yüze iletişim yapılmasının önemi görülmektedir. Bütün bunların yanı sıra iletişimin gerçekleştirilebilmesi için herhangi bir iletişim aracına gerek duyulmayan yüzyüze iletişimin en önemli özelliği ise yanlış anlaşılma riskinin en az düzeyde olmasıdır.
Fısıltı Gazetesiyle Başa Çıkmak
Birçok organizasyonda iletişimi kimi zaman ne internet ne de kurum içi yayınlar yönlendirmektedir. İletişimi yönlendiren fısıltılardır. Dolayısıyla bu fısıltılar “fısıltı gazetesi” olarak adlandırılmaktadır. Kimi zaman dolaşan dedikodu çarkı çok yıkıcı olabilir.
Söylenti veya fısıltı, genel olarak inanılması isteği ile belli bir grup için önem taşıyan, doğrulanamayan, güncel öneme sahip kişiden kişiye aktarılan ve resmi olmayan bir iletişim türüdür (Kapferer, 1992: 12-13). Söylentiler doğru da olabilir, yanlış da olabilir. Söylentiler kurumlarda genellikle “duyduğuma göre...” ifadesiyle başlayarak ağızdan ağıza, e-posta ile, küçük notlarla, telefonla ya da diğer iletişim kanalları ile yayılabilir.
Dedikodular artmaya başladığında artık onları durdurmak neredeyse imkansızdır. Çünkü çalışanlar gelecekteki olayları çıkan dedikoduya uydurmak için çarpıtma eğilimindedirler. Bu nedenle de bir organizasyon mümkün olan en kısa zamanda çıkan dedikoduları düzeltmelidir.
Dedikodu gazetesi kimi zaman oldukça zalim de olabilir. Çalışanlarla kurulacak etkili iletişimin düşmanı olarak görülmesi şart değildir. Yönetim onu olumlu bir güç olarak da kullanabilir. Bir şirketteki dedikodu gazetesi kurum içi yayınlar veya çalışan toplantıları kadar etkili bir iletişim aracı olarak da kullanılabilir. Çok fazla inanıldığı ve hemen yayıldığı için hatta daha değerli olabilir. Fısıltı gazetesi dedikodularına karşı en iyi savunma güçlü ve samimi bir iletişimdir.
www.anadolu.edu.tr
0 yorum:
Yorum Gönder