HASAN KALYONCU ÜNİVERSİTESİ
SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ
İŞLETME ANABİLİM DALI
YÖNETİM VE ORGANİZASYON
ÖRGÜT VE ENFORMASYON SİSTEMİ
Yönetim Bilgi Sistemleri Dersi Final Ödevi
MEHMET ÖZ
Danışman: Prof. Dr. İsmail BAKAN
Gaziantep, 2012
İÇİNDEKİLER
ŞEKİLLER LİSTESİ
Küreselleşmeyi sağlayan ve etkisini yayan dinamiklere bakıldığında, bunda en etkili unsurun özellikle ulaşım, iletişim ve bilgi teknolojisindeki gelişmeler ve değişimler olduğu anlaşılmaktadır (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Günümüzde küreselleşme olgusu ile birlikte işletmelerin faaliyet alanları coğrafi açıdan genişleme olanağı bulmakta ve bu durum rekabeti arttırmaktadır. Rekabetin giderek yoğunlaşması işletmelerin daha fazla doğru bilgi elde ederek daha hızlı karar alma mecburiyetini beraberinde getirmektedir (DİRLİK, 2008) . Bunun içinde bilişim teknolojilerine her seviyedeki işletme için vazgeçilemez bir durum haline gelmiştir. İşletme açısından bilişim teknolojisi varlığını koruma ve rekabet edebilmek için en önemli silah haline gelmiştir.
Bilişim teknolojisi devrimsel güce sahip teknolojilerdendir. Bu güce bilginin kolay ve ucuz bir şekilde yayılması ve kullanılması yoluyla sahiptir. Teknolojik devrimler tarihsel olarak sosyal gelişimlerle yakın bir bağ içinde olmuştur. Toplum her zaman, bir şeyi geliştirmeye ve sürdürmeye yönelik, onun üretilmesi ve dağıtılması için yeni araçlar, metotlar ve teknikler bulmuştur. Bu tür buluşlar, toplumu; ekonomik, kültürel, politik ve çok çeşitli şekillerde etkilemiştir. Genellikle bu buluşlar eski teknoloji ve sosyal yapıları tasfiye etmiştir. Fakat bazıları devrimsel güce sahip olmuştur. Önemli ekonomik, politik ve sosyal değişimlere sebep olmuştur (CAN, 2006) .
Bilişim teknolojileri, bugün, yeni endüstriler yaratmakta, var olan endüstrilerin yeniden yapılanmasına neden olmakta ve firmaların rekabet etme şeklini radikal olarak değişime uğratmaktadır. İnsanların birlikte çalışma şekli değişirken, onların çabalarını destekleyecek farklı örgüt yapıları da daha belirgin hale gelmektedir. (DEMİR & OKAN, 2009) Bütçeleri orta halli bir devlet bütçesinden daha büyük olan küresel şirketler modern dünyanın en büyük aktörleri durumundadır. Bunu sağlamalarındaki en büyük payın bilgisayar ve iletişim teknolojileri konusunda sahip oldukları yetkinlik olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. (CAN, 2006)
Bu çalışmada bilişim teknolojisinin örgüt üzerinde etkisini inceleyeceğiz. Öncelikle örgütü ve enformasyon kavramlarını bütün yönleri ile irdeleyeceğiz. Sonra örgüt yapısına göre kullanılan enformasyon sisteminin örgüte katkısını ortaya koyacağız.
Bu bölümde örgütün tanımını yaptıktan sonra, örgütlenme, örgütlenme ilkeleri, örgüt kültürü, örgüt çevresi ve örgüt yapısını inceleyeceğiz. Örgütün enformasyon sistemleri ile ilişkisini doğru bir şekilde kavrayabilmemiz için öncelikle örgütün kafamızda doğru bir şekilde oturması gerekir (ÇİZEL, 2005) .
Etimoloji açısından, organizasyon sözcüğünün, yunanca “Organon” ve Latince “Organum” kelimelerinden türediği görülmektedir. Türkçe’de uzuv, organ olarak kullanılan bu sözcük gövdenin veya varlığın bir bölümü, bütünün bir parçası anlamına gelmektedir. Bu parça yapının diğer organlarıyla uyumlu olarak, ortak bir görev veya amaç için bütüne hizmet eder. Türk Dil Kurumu Sözlüğüne göre örgüt “Ortak bir amacı veya işi gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kurumların veya kişilerin oluşturduğu birlik, teşekkül, teşkilat” olarak tanımlanır.
İşletme literatüründe örgüt ve organizasyon sözcükleri kimi zaman birbiri yerine kullanılır. Fakat organizasyon kavramı genellikle daha soyut anlamda düşünülür. Bir süreç olarak organizasyon, kurulan bir yapının çok çeşitli elemanlarının düzenlenmesini veya bu elemanların işlevlerinin yerine getiren ve özel faaliyetlerini koordine eden işlemlerin tümü olarak ifade edilir (CAN, 2006) . Biz bu çalışmada daha çok örgüt kavramı üzerine duracağız.
Basit bir tanımlama ile örgüt insanların istedikleri veya değer verdikleri şeyleri elde edebilmek amacıyla hareketlerini koordine ederken kullandıkları araçtır (DİRLİK, 2008) .
Biz bu çalışmada örgütü bir işletme olarak değerlendireceğiz. Örgüt kavramını kullanırken işletme kavramının karşılığı olarak kullanacağız. Bu açıdan baktığımızda literatürde kabul gören bazı yazarlara göre örgüt çeşitli şekillerde tanımlanmıştır. Henri Fayol’a göre “işletmeyi, işlemesi için gerekli olan malzeme, tesisat, sermaye ve personel gibi maddi ve sosyal unsurlarla donatmak”; Chester Barnard’a göre “İki veya daha fazla bireyin ortak bir gaye için çalışmaları halinde aralarındaki ilişkilerde yaratılmış olan bağlar” olarak tanımlanır (CAN, 2006) .
W.Richard Scott örgütü belli başlı öğelerden bahsederek tanımlamıştır. Bu öğeler; sosyal yapı, katılımcılar, amaçlar, teknoloji ve çevredir. Sosyal yapı, düzenli bir ortamdaki etkileşimleri, ilişkileri ve faaliyetleri içeren biçimsel bir yapıyı ifade ettiği gibi doğal olarak gelişen ilişkiler ve faaliyetleri de kapsar. Katılımcılar ile örgütte çalışan kişiler kastedilir. Örgütün amaçları da vardır. Bunlar varılmak istenen hedefleri ifade eder. Teknoloji ise örgütün mal veya hizmet üretmesi için üretim faktörlerine işlerlik kazandıran bir unsurdur. Son olarak örgüt, ne kadar büyük ya da küçük olursa olsun belli sınırları vardır. Bu sınırlar dışından kalan her şey örgütün çevresini oluşturur (CAN, 2006) .
Örgütler, (1) hedefe yönlendirilmiş, (2) yapılandırılmış ve koordineli faaliyet sistemleri olarak tasarlanmış, (3) dış çevre ile birbirine bağlanmış (4) sosyal varlıklardır (DİRLİK, 2008) . Tanımında örgütlerin özellikleri de bir şekilde ortaya konulmuş oluyor. Bir hedefinin ve bu hedefi gerçekleştirmek için bir çaba içinde olması, belirli bir yapı ve eşgüdüm içinde kuralları konmuş hiyerarşik bir düzeni olan, kapalı bir yapıdan çok dış çevre ile ilişki içinde olan, hem etkileyen hem de etkilenen ve temelinden insanların oluşturduğu sosyal bir varlık şeklinde özelliklere sahip olması gerektiği vurgulanıyor.
Örgütleme, işletmenin sahip olduğu insan kaynağının ve fiziksel yatırımların amaçlar doğrultusunda yürürlüğe konulması, kimin, neyi, ne kadar yetkiyle ve hangi fiziksel ortamda gerçekleştireceğinin tasarlanması işidir. Örgütte iş-iş, iş-insan, insan-insan arasındaki ilişkilerin düzenlenmesi yani bunların koordinasyonunun sağlanması anlamına gelen örgütleme fonksiyonu, yapının oluşturulması ile ilgili faaliyetleri ve bu faaliyetlerle ilgili süreci ifade eder (CAN, 2006) .
Örgütlerinin amaçlarını gerçekleştirebilmesinin temel koşulunun, yönetimin bu yapıyı, olanaklı olduğunca iyi bir biçimde tasarlamasına bağlı olduğu söylenebilir. Örgütsel tasarım olarak adlandırılacak bu süreç; örgütsel yapının, değişken iç ve dış koşullara uyum gösterebilecek düzenlemesini içermektedir (DİRLİK, 2008) .
Şekil 1: Örgütlenme Modeli
Bu modeli incelediğimizde en üste amaçları görmekteyiz. Bir örgütlenme modeli ortaya koyamadan önce amacımızı ortaya koymamız gerekir. Bu amacımız doğrultusunda nasıl bir üretimde bulunacağımıza karar vereceğiz. Her zaman yaptığımız üretimin bir amacı olmalıdır ki ona göre üretim süreçlerini dizayn edebilelim.
Üretim faktörlerini dizayn ederken bunların birbirleri ile uyumlu, sistemli olması ve sonuçta olumlu, etkili bir dağılım sergilemesi gerekmektedir. Bunun için çalışanlarımızın göre görev dağılımını bu yapıya göre gerçekleştireceğiz. Fakat çalışanlarımıza görevlerini uyumlu, sistemli ve etkili bir şekilde dağıttık. Başarı için en önemli kriterlerden birisi ise ihtiyaç duyacakları her türlü araç ve gereci temin etmektir.
Örgütleme her zaman yeni kurulan bir işletmeye yönelik olarak gerçekleştirilmeyebilir. Bazı durumlarda işletmenin daha önceden oluşturulmuş olan yapısı ihtiyaçlara cevap vermeyebilir ve bunun sonucunda mevcut yapı ve ilişkilerde bazı değişiklikler yapılabilir. Örneğin işletmenin örgüt yapısının dış çevrenin taleplerine cevap veremez hale gelmesi, esnekliğinin kaybedilmesi, hızlı hareket etme kabiliyetini yitirmesi, çalışanların istek ve ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz kalması gibi durumlarda mevcut yapı gözden geçirilerek yeniden örgütleme gerçekleştirilir (CAN, 2006) .
Yönetim yazınında görüş birliğine varılan ve iyi bir örgütün ölçütü niteliğine sahip olan ilkeler 15 başlık altında toplanabilir (CAN, 2006) .
Örgütün her bölümünün ortak bir amacı veya amaçları gerçekleştirebilecek ve tam bir koordinasyon sağlayabilecek şekilde düzenlenmesidir.
Örgütün amaçlarına minimum maliyetle ve verimli bir şekilde ulaşabilmesi halinde etkin bir yapısal düzenlemeden söz edilir. Örgüt rasyonel bir şekilde çalışmak zorundadır. Bu yüzden işletmenin karlılığını düşünerek her işte etkin ve verimli olmak gerekir.
Bir yöneticinin verimli bir şekilde yönetebileceği ast sayısı koşullara göre değişmekle birlikte belli sayıdadır. Her örgüt hiyerarşisini kendi yapısına uygun bir şekilde ayarlamalıdır.
Her örgüt için, minimum hiyerarşi seviyesine de sahip olsa, emirlerin yukarıdan aşağıya doğru aktarılmasında belirli bir düzen gerekir. Fayol”a göre yukarıdan aşağıya bir yetki hiyerarşisinde koordinasyon için yatay ilişkileri de ihmal etmemek gerekir.
Örgütte tüm kararların üst yönetim tarafından alınmasında zorluklar vardır. Bu hem üst yönetimin ayrıntılarla boğuşması hem de zaman kaybı anlamına gelir. Bu yüzden bazı yetkilerin alt kademeye göçertilmesi gerekir.
Görevlerin yerine getirilmesi bakımından sorumlu olma durumudur. Yetki göçertilmesi sonucu görevlendirilen bir ast, yaptığı bu işten üstüne karşı sorumludur. Bununla birlikte üst, bu görevin sorumluğunu üzerinden atamaz. Yetki göçerttiği astıyla birlikte sorumluluğu paylaşır.
Yetki göçertilmesi sonucunda sahip olunan sorumluluğun eşit olması gerekir. Yetkisiz bir sorumluluk nasıl sakıncalıysa, bir görevde yetkili olup sorumlu olmamak ta o kadar sakıncalıdır.
Bir ast’ın birden fazla üst’e, yaptığı işle ilgili rapor vermemesi olarak tanımlanır. Aynı şekilde bir ast’ın ancak bir üst’ten emir alması gerekmektedir. Bununla birlikte kimi örgüt yapılarında (matriks örgüt yapısı gibi) bu kural farklı bir şekil alır. Fakat bu farklı şekil, kimin kime emir verdiğinin anlaşılamadığı bir kaosa dönüşmemelidir.
Örgütte yetki göçertilmesiyle birlikte, ast’ların yetkileri dahilinde olan kararları üst’lerine yansıtmadan kendilerinin alması gerekir. Bu ilke ile, yetki göçertilmesinden amaçlanan yararın korunması sağlanır.
Örgütün amaçlarına etkin ve verimli bir şekilde ulaşabilmesi için faaliyetlerin işbölümü ve uzmanlaşmaya olanak sağlayacak biçimde parçalara ayrılması gerekir.
Bu ilke, bir örgütteki her organın görev, yetki ve sorumlulukları ile örgütsel ilişkilerinin açık ve yazılı bir biçimde tanımlanmasını ifade eder.
Örgütte yetki göçertilmesiyle kararlar alabilen ast’ların olağanüstü nitelik taşıyan bazı durumlarda üst’üne başvurmalıdır.
2.3.13. Denge İlkesi :
Yetkinin merkezileşmiş yada ademi merkezileşmiş olarak dağılmasında yapısal dengeye dikkat edilmesi gerektiğini ifade eder. Örgütün kimi faaliyetlerinde düşük yetkilendirme gerekirken, bazı faaliyetlerinde sınırsız yetki gerekebilir. Bu tip durumlar göz önünde bulundurularak bir denge kurulmalıdır.
Örgütün değişen çevre koşullarına göre yapısının değişebilmesi gerektiğini ifade eden bu ilke ile örgütün sürekliliği ve çevre ile olan adaptasyonu sağlanmış olur.
Yetki göçertilmesi ile alt kademe yöneticilerine verilen sorumlulukla birlikte, ast’ın yönetsel kabiliyetini arttıracak koşulların yaratılması gerekir.
Tanımlamada bazı güçlükler olmasına rağmen, örgüt kültürü, değerler, inançlar, fikirler, varsayımlar, anlayışlar ve anlamlar gibi unsurlardan oluşur (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Örgüt kuramı üzerinde son on yılı aşkın süredir yapılan tartışma ve araştırmalar ise kültür kavramı çevresinde yoğunlaşmaktadır. Örgütsel açıdan yaklaşıldığında kültür, örgütsel bir değişken (bağımlı-bağımsız) örgüt içi ya da örgüt dışı çevrenin bir alt sistemi, birey ve örgütle ilgili bir arka plan, faktör, örgütü tanımlama ve çözümlemede kullanılabilecek bir temel görüş (paradigma) ya da bir örgüt ve yönetim kuramı gibi değişik yönlerden ele alınmaktadır. (ŞİŞMAN, 1995)
Toplumların kültürü gibi, kurumların da amaçları, çalışma yaşamına bakış açıları, ilke ve değerleri, politikaları ve uygulamaları yönünden kendine has özellikleri vardır ve bu özellikler kurumları birbirinden ayırır. Literatürde kurum kültürü dendiğinde genellikle kurumlarda konuşulan ve konuşulmayan kurallar, varsayımlar, değerler ve düşünce biçimleri anlaşılmaktadır. Bunlar o kurumda nasıl giyinilmesi ve davranılması gerektiğini, iş arkadaşlarına, çalışanlara, yöneticilere ve müşterilere gösterilmesi gereken davranış biçimlerini belirlemektedir (AKGÜN, 2006) .
Örgüt kültürü, o örgütün çevrede tanınmasını, değerlerini, toplumsal standartlarını, çevredeki diğer örgüt ve bireylerle ilişki biçimlerini ve düzeylerini de yansıtır. Bu fonksiyonu ile kültür, örgütü topluma bağlayan, onun toplum içinde yerini, önemini ve hatta başarısını belirleyen en önemli araçlardan biridir. Ancak, her örgüt kültürü, içinde yaşadığı toplumsal kültür ve ilişkide bulunduğu diğer örgütsel kültürlerin etkilerini taşımakta ve oluşumunda bu kültürlerin de etkisi olmaktadır. Kültür çevreye ters düşemez, aksi halde örgüt yaşamı tehlikeye girebilir. Ayrıca, çevrenin norm ve değerlerine uygun olduğu taktirde yeni bir kültür çevreye önemli etkilerde bulunabilin, katkılar yapabilir (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Thomas, bir örgütün kültürünü bir ağacın köklerine benzetir. Ağacın dallarını, örgütün görülen faaliyetleri olarak görür. Ağacın dalları daha somuttur. Ağacın kökleri ise, örgütte geçmişten günümüze kadar aktarılan değerler, inançlar, normlar ve alışkanlıklardır. Köklerde değişim daha zordur ve daha zor görülebilir, ağacın dallarında değişim olduğunda, köklerinde de değişim olmaz ise, örgütün yaşamı kısa olur (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Mintzberg’e göre çevre hemen hemen örgütün dışında kalan her şeyi kapsamaktadır. Örgüt çevresi, bir örgütün etrafını saran, kıt kaynaklara erişim ve onların işlenmesinin şeklini etkileme potansiyeline sahip güç kümesidir.
Örgütün mal ve hizmet üretebilmesi için hammaddeye, kalifiye insan gücüne, teknolojiye ihtiyacı vardır. Bu yüzden örgüt, bu kaynaklara erişirken, kullanırken çevresel güçleri yönetmeye çalışıp, durumu lehine çevirmeye çalışır (CAN, 2006) .
Şekil 2: Örgüt - Çevre İlişkisi
Örgüt çevresi doğrudan örgütü etkiler. Çevresi ile uyumlu olmayan bir örgütün ayakta kalma şansı yoktur. Başarılı bir örgüt, çevresindeki değişimi kolayca algılayan ve bu değişime adapte olabilen örgütlerdir.
Örgütlerin yapısını kurgularken çevreyi dikkate almak zorundayız. Enformasyon sistemi kurarken sadece örgütün iç dinamiklerini değil, örgüt çevresini de içine alacak şekilde kurgulamalıyız. Çevrenin öğrenme üzerinde çok önemli etkisi vardır. Çevredeki bazı gelişmelerin ve değişimlerin algılanması, algılayan açısından yeni bir şeylerin hafızaya yerleştirilmesi, diğer deyişle bir öğrenme eyleminin gerçekleşmesi demektir. İç ve dış çevrenin statik, yalın, karmaşık ya da dinamik olması da örgütsel öğrenmeyi etkiler. Statik çevre, öğrenme etkinliğini nispeten azaltırken, dinamik çevre hızlandırır (KARAHAN & YILMAZ, 2010) . Çevrenin özelliklerini iyice analiz edip buna göre kurulan enformasyon sistemi örgüt çevre ilişkisini analiz edip ona göre aldığımız kararlarımızın doğruluk derecesini arttıracaktır.
Örgüt yapısı, iş rollerinin resmi dağılımı ve işle ilgili faaliyetlerin bütünleştirilmesi ve kontrol edilmesi için yönetimsel bir araç olarak tanımlanabilir.
Örgüt yapısı, örgütün; haberleşme, bilgi, kurallar, ilişkiler, uygulamalar gibi onu yaşatan güçlerin dayanacağı iskelettir. Bu güçlerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlayan, insan unsurunun yerleştirilmesi, kullanılması ve belirli bir hiyerarşik düzen ile fonksiyonel bir düşünce sistemi içinde ilerleyişlerinde bir yapı kurularak uygulanmalıdır (CAN, 2006) .
Önceleri, yeni teknolojilerde sadece, teknolojinin yarattığı teknik problemler ele alınırken bugün artık, yeniliklerin yönetimi ve yönetsel problemler öne çıkmaktadır. Yönetsel konular arasında, örgüt yapısı, yeni teknolojin başarılı olarak uygulanması için anahtar olarak düşünülmektedir. (DEMİR & OKAN, 2009)
Teknoloji, örgüt yapısını belirleyen en önemli faktörlerden biridir. Geleneksel örgütlerin yapısını teknoloji belirlemiştir. Çağdaş örgütlerin yapısını da teknoloji belirlemektedir (KARAHAN & YILMAZ, 2010) . Bir organizasyonda kullanılan teknoloji, örgüt yapısını etkilemekte ve onun yeniden oluşmasına neden olmaktadır. Kullanılan teknolojilerin, örgüt yapısıyla uyumlu hale getirilmesiyle, verimlilik artışı sağlanmasının çok daha olası olduğu görülmektedir. (DEMİR & OKAN, 2009)
Örgüt yapılarıyla ilgili çeşitli sınıflamalar yapılabilir. Bunlar arasında Burns ve Stalker’in mekanik ve organik örgüt yapıları en çok bilinen örgüt yapı sınıflandırmasıdır. (DEMİR & OKAN, 2009)
Bilimsel yönetim kuramı ve bürokrasi yaklaşımında hareket noktası temelde mekanik yaklaşım olmuştur. Bu yaklaşıma göre örgütler, "belli amaçları gerçekleştirmek için oluşturulmuş araçlar" olarak görülmüştür. (ŞİŞMAN, 1995)
Örgütün teknik sistemi de örgüt yapısı üzerinde belirleyici role sahiptir. Teknik sistemin ayrıntılı bir şekilde düzenlenmesi ve işler üzerindeki kontrol kapsamı ne kadar artarsa, örgüt o kadar biçimselleşmiş olur. Bununla birlikte üretim personelinin de bürokratik niteliği artar (CAN, 2006) .
Teknik sistemin karmaşıklaşması sonucunda destek kadrolarının profesyonelliği ve onlara duyulan ihtiyaç artar.
Teknik sistem yoğun kullanımıyla birlikte bürokratik yapı organik yapıya dönüşür. Üretimde otomasyonun artmasıyla yapının organikleşmesi buna örnektir.
Organik yaklaşım ya da örgütlerin organizmalar olarak görülmesi ise, örgüt ve yönetimle ilgili insan ilişkileri kuramı, sistem kuramı, olumsallık kuramı gibi kuramlar tarafından değişik biçimlerde ifade edilmiştir. Organik yaklaşımlara göre örgütler, sürekli değişen bir ortam ve çevrede yaşamını sürdürme mücadelesi veren canlı bir varlık olarak düşünülmüştür (ŞİŞMAN, 1995) .
Bilindiği gibi, 80’lerde büyük bir ivme kazanan ve 90’larda altın çağına tanık olduğumuz, bilgisayarlaşma çağı, bilim çağı ya da bilgi toplumu gibi isimlerle andığımız evrensel süreç, teknik boyutlarıyla sadece iletişim ve bilgi alışverişi odaklı süreci hızlandırmakla kalmamış,“bilgi teknolojileri”nin (BT), iletişim temeline dayanan her türlü ilişkinin ve işin yürütülmesinde büyük değişimlere yol açmıştır. (ADA, 2007)
Bilgi çağı olarak da adlandırılan 21.yy.da kurumlar devamlı bir değişim ve rekabet sürecine girmiştir. Günümüzün rekabet üstünlüğü sağlama stratejisine göre ise, bir kurumun etkin ve verimli olması aynı işi diğer kurumlara göre daha iyi ve farklı yapmasıyla mümkündür. Bir hizmeti, rakiplere göre daha iyi ve daha farklı yapabilme avantajına sahip olmanın ve katma değer yaratmanın kaynağı ise bilgidir (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Kavram karmaşasını öncelikle yok etmek için, veri, enformasyon ve bilgi kavramlarını tanımlayalım. Böylece üç kavram arasındaki ilişkiyi de ortaya koymuş olacağız. Kavramları doğru anlarsak, doğru yerde kullanırız. Böylece kavaram karmaşası içinde kaybolmadan asıl konumuz olan örgüt ve enformasyon sistemi ilişkisini daha iyi anlamış oluruz.
Veri kelimesi Latince kökenli bir kelimedir. Latince de “datum” veri, “data” ise veriler anlamına gelir. Türkçe’de hem tekil hem de çoğul anlamında kullanılmaktadır. Veri, örgütün içinde ya da çevresinde meydana gelen, insanların anlayabileceği ve kullanabileceği bir biçimde düzenlenmesi ve organize edilmesi öncesinde, ham gerçekler şeklinde betimlenebilecek olaylara verilen isimdir. (CAN, 2006)
Bilimin inceleme konusu olgulardır. Veri ise sistematik hale getirilmiş ve düzenlenmiş sosyal olgular hakkında bize bir kod verir. Elimize bir çetele alıp mahallede yaşayan insanların gelir durumlarını, ten renklerini, giyim tarzlarını, kullandıkları arabaları yazarken o mahalledeki sosyal sınıflar hakkında bilgi edinebiliriz. Bu çeteleye yazdığımız her şey bize bu sosyal olgunun anlaşılması için bir kod parçası sağlar (CAN, 2006) .
Kısaca veri tek başına bir anlamı olmayan fakat enformasyon ve bilginin temelini oluşturan yapılar olarak değerlendirebiliriz.
Enformasyon çoğu zaman veri ve bilgi ile karıştırılan veya birbiri yerine kullanılan bir kavramdır. Türk Dil Kurumu’na göre “enformasyon” kavramı; danışma, haber alma, haber verme, haberleşme anlamlarına gelmektedir. Eski Türkçede “malumat” kelimesi de enformasyona karşılık gelmektedir.
Sözgelimi bir veri tabanı, ne kadar kapsamlı olursa olsun, bu onun enformasyon olduğu anlamına gelmez. Sadece enformasyonun cevherini oluşturur. Bir hammaddenin enformasyon haline gelebilmesi için bir göreve göre örgütlenmesi, somut bir performansa yönlendirilmesi ve bir karara uygulanması gerekir (CAN, 2006) .
Veri ve enformasyonun duruma ve kişiye göre farklı nitelenebilmesinden ortaya çıkar. Örneğin bir antikacı ile bitpazarında eşya satan kişi kabaca benzer şeyleri satarlar. Fakat bir kişi için atılacak bir eşya diğer kişi için saklanacak nadide bir parça olarak görülebilir. Aynı şekilde birisi için veri olan bir şey başkası için enformasyon olabilir (CAN, 2006) .
Bilgi kavramı ise hem Türkçe hem de yabancı literatürde kimi zaman enformasyonla eş anlamlı olarak kullanılmaktadır. Fakat nasıl ki veri ile enformasyon arasında fark varsa aynı şekilde enformasyon ile bilgi arasında da fark vardır.
Barutçugil’ e göre bilgi, insanın etrafında olup bitenleri tam ve doğru olarak kavramasını sağlayan “kişiselleştirilmiş enformasyondur”. Bilgi, kendini düşünceler, öngörüler, sezgiler, fikirler, alınan dersler, uygulamalar ve yaşanan deneyimler şeklinde gösterir. Veri ve enformasyondan daha karışık bir kavram olup enformasyon parçaları arasında kurulan yararlı ilişkidir (CAN, 2006) .
Enformasyondan türetilen bilgi, kişiselleştirilmiş özelliğinden hareketle, kişinin deneyimlerinden, değer ve inançlarından hatta sezgilerinden etkilenir. Yani kişi aldığı enformasyonu bu perspektifte değerlendirir ve önceki bilgileriyle ilişkilendirerek karşılaştırır ve bir sonuca ulaşır (CAN, 2006) . Enformasyon nispeten nesnel bir yapıyı olarak değerlendirilirken. Bilgi ise daha özneldir. Aynı enformasyonu kullanan farklı kişiler farklı bilgilere ulaşabilirler.
Sistem, ortak bir amaçla bir araya gelen ve bu amaç uğruna entegre bir şekilde hareket eden bir grup bileşene verilen isimdir (CAN, 2006) .
Her sistem genel olarak dört parçadan oluşur. Girdi, süreç, çıktı ve geri besleme/kontrol. Her sistemi kendi başına ele alırken girdi-çıktı-süreç aşamalarından söz ettiğimiz gibi aynı zamanda her sistem başka büyük bir sistemin girdi kısmını oluşturabilir. Bu, kapsayıcı olan büyük sisteme “üst sistem” denir. Aynı zamanda her sistem kendi içinde daha küçük sistemlere de sahip olabilir. Bunlara “alt sistem” adını veririz. Örneğin bir şirket tek başına bir sistemdir. Fakat içerisinde üretim, pazarlama, satış, denetim gibi sistemleri barındırır. Bunların her birinin girdi ve çıktıları ayrı ayrıdır. Fakat hepsinin üst sistemi şirkettir ve bu sistemlerin her biri şirket üst sisteminin girdi ya da çıktı adımlarını oluşturur. Bununla birlikte şirket te başka bir sistemin, örneğin ekonomi sisteminin bir alt sistemidir (CAN, 2006) .
Enformasyon sistemleri örgütteki kontrole ve karar almaya destek olmak amacıyla enformasyonu biriktiren, depolayan, süreçten geçiren ve dağıtan, birbiriyle ilişkili bir takım bileşenler olarak tanımlanır (CAN, 2006) . Enformasyon sistemleri problemlerin çözümünde, karmaşık meselelerin analizinde ve ürün geliştirmede yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olur.
Enformasyon sistemi ile yöneticiler her türlü bilgiyi istenen düzeyde takip etmek ve bilgisayar ekranlarından bu bilgileri görebilmek imkanına kavuşmuşlardır. Bu sayede yöneticiler, yönetiminden sorumlu oldukları örgütlerin nabzını her an ellerinde tutabilmektedirler. (ADA, 2007) Her örgütün rasyonel amaçları vardır. En önemli amacı karlılıktır. Etkin ve verimli bir çabayla sağlanan kar ile de işletmenin sürekliliği sağlanır. Enformasyon sistemleri örgütte işlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını temin eden önemli araçlardandır (CAN, 2006) .
Enformasyon Sistemi örgüte hakim olmaktır. Her adımını izleyebilmek, çevreyle bağını ortaya koyabilmek, örgütün tamamını ve her aşamasını ölçmek, analiz etmektir. Doğru bilgiye ulaşıp doğru kararlar vererek örgütün başarılı bir şekilde devamını sağlamaktır.
Teknoloji Latince “techne” den gelmektedir. Teknoloji, teknik ile ilintili bir kavramdır. Enformasyon teknolojisi, bilgisayarların veri işleme ve depolama gücünü telekomünikasyon yeteneğiyle birleştiren uygulama ve teknolojileri ifade eder (CAN, 2006) .
Genel olarak enformasyon teknolojileri, “bilginin toplanması, işlenmesi, saklanması ve gerektiğinde herhangi bir yere iletilmesini ya da herhangi bir yerden bu bilgiye erişilmesini sağlayan teknolojiler” olarak tanımlanır. (ADA, 2007)
Bilgisayar teknolojisi mi iletişim teknolojisinin, iletişim teknolojisi mi bilgisayar teknolojisinin gelişimine ön ayak oluyor tartışması bir yana, şu an her iki teknolojinin ortak bir şekilde geliştiği, birbirinden ayrılmaz unsurlar olduğu görülmektedir. İşte buna, bilgisayar ve iletişimin beraberliği vurgulanarak “enformasyon teknolojisi” denmektedir (CAN, 2006) .
Temel teknoloji, bir organizasyonun “inputları” “output’a” çevirmek ve çevresine vermek üzere kullandığı süreçlerdir. Bu tanımda ifade edildiği şekliyle, “inputları” “outputa” çevirmek için kullanılan teknoloji, fiziksel araçlar olabileceği gibi (makine, teçhizat, donanım vs.) fikirsel araçlar (çeşitli modeller, programlar, kavramlar) şeklinde de olabilir. (DEMİR & OKAN, 2009)
Enformasyon sistemleri, enformasyon teknolojilerinin görünen yüzü gibidirler. Her gün bu sistemlerin karşısında çok çeşitli işler gerçekleştirilir. Bunların yoklukları durumunda insanlar elleri kolları bağlanmış hisseder. Elbette asıl olan bu sistemlerin arkasında yatan enformasyon teknolojisidir. Bu teknolojinin farkında olunabilir ya da olunmayabilir, sonuç olarak enformasyon sistemleri vasıtasıyla ondan faydalanılır (CAN, 2006) .
Bu süreci ortaya koyabilmek için aşağıda verdiğimiz şekil üzerinden inceleyeceğiz. Bilgin oluşumu ve bu oluşumu destekleyen süreçler hakkında daha iyi fikir sahibi olabiliriz.
Şekil 3: Enformasyon Oluşum Süreci
Veri(data), ham, işlenmemiş, birbirleriyle ilişkilendirilmemiş, nesnel olgular, enformasyon (information) anlamlı bir şekilde düzenlenmiş veri topluluğu, bilgi (knowledge) ise enformasyonun tanımlı bir amaç için insanın tecrübeleri, algıları ve anlayışları ile sistematize edilmesi ve yapılandırılmasıdır (ÇİZEL, 2005) . Veri ham değerler. Enformasyon anlamlı gruplandırmalar. Bilgi beyin tarafından geçmiş deneyimlerle işlenerek işe yarar sonuç çıkarmaktır. Bir işletmede sürekli kararlar veririz. Bizim için önemli olan verdiğimiz kararların doğruluk oranıdır. Bu kararlar bir bilgiye dayalı kararlardır. Sahip olduğumuz bilginin doğru olması Enformasyonun ve ondan önce verilerimizin doğru olması ile orantılıdır. Bunun içinde bir sistemimizin olması gerekir. Kurduğumuz bu sisteme enformasyon sistemi, bu sistemin arkasında yatan teknoloji ise enformasyon teknolojisidir.
Günümüzde; İnternet, çağrı merkezleri, banka kartı, kredi kartı, üyelik kartı gibi manyetik kartlarla, binlerce müşterinin günün her saniyesinde yapabildiği onlarca işleme, alışverişe ait “terabayt” seviyesinde veri elde edilmektedir. Bu kadar veri bizim hiçbir işimize yaramaz. Bizim için önemli olan bu verileri bir yapı içine koyarak anlamlı çıkarımlar sağlamaktır.
Şekil 4: Enformasyon Sistemin Yapısı
Veri işleme sistemleri organizasyonda operasyonel seviyedeki çalışanları destekleyen sistemlerdir. Bu seviyedeki çalışanlar organizasyonun günlük rutin işlemlerini gerçekleştirirler ve veri işleme sistemi verilerin işlenmesi ve saklanmasına yardımcı olur (DİRLİK, 2008) .
İşletimsel seviye günlük operasyonlarla ilgilenir. Yapılan işlemler, işlem yükü ve hacmi çok yüksek olan tekrarlı işlemlerdir. İşletimsel seviyede söz konusu işlemlerin nitelikleri çok nadir olarak değişmektedir. İşletimsel seviye, verinin islenmesi, saklanması ve çağrılmasına yöneliktir ve yönetimsel seviyeyi destekler. Yönetimsel seviyenin kullandığı bilginin çoğu, başlangıçta İşletimsel seviye tarafından tutulur.
Hicks’e göre, veri isleme sistemlerinin üç temel amacı vardır. İlk olarak örgüt olayları ile ilgili veriyi toplamak ve depolamak. İkinci olarak, örgüt olaylarının günlük kontrolleri için gerekli bilgileri sağlamak. Son olarak, örgütteki orta ve yüksek kademedeki yöneticiler tarafından kullanılan daha yüksek seviyedeki enformasyon sistemleri için veri tabanı oluşturmaktır.
Organizasyondaki bilgi ve deneyim çalışanlarının kullandıkları sistemlerdir. Bu sistemlerin amacı yeni ve mevcut teknolojilerin kullanılması, iş akış süreçlerinin kontrol edilmesidir. Burada en temel yardımcı eleman Ofis otomasyon sistemleridir. Bu sistemler bireyler, gruplar ve örgütler arasında elektronik mesajların, belgelerin ve diğer iletişim formlarının toplanmasını, işlenmesini, kayıt edilmesini ve aktarılmasını sağlayan bilgisayar temelli enformasyon sistemleridir.
Ofis otomasyonu bir ofisin bilgi iletişim fonksiyonuna bilgisayar teknolojisinin uygulanmasıdır. OOS, bireyler, çalışma grupları ve örgütler arasında elektronik mesajları, dokümanları ve diğer iletişim formlarını toplayan, isleyen, depolayan ve ileten enformasyon sistemleridir. Bu tür sistemler, tüm iletişim formlarının üretilmesini, erişilmesini ve alınması için gerek duyulan zaman ve çabayı önemli oranda azaltarak yöneticilerin, profesyonel çalışanların ve diğer personelin verimliliğini arttırır (DİRLİK, 2008) .
Organizasyon içinde kontrol, karar verme ve orta seviye yöneticilerin kullandıkları sistemlerdir. Bu sistemler genel olarak rutin dışındaki karar verme süreçlerini, daha az organize olmuş standartlaşmamış kararların verilmesinde kullanılırlar. Veritabanından periyodik ve önceden belirlenen raporları sağlayan bir sistemdir. Bu sistem rutin, özet ve istisnai raporlar sağlayarak planlama, kontrol ve karar verme işlevlerine hizmet eden bir sistemdir. Orta düzey yönetime hizmet sağlayan bu sistemler, İşletimsel seviyedeki operatörler tarafından kayıt edilmiş verilerin analizini ve raporlamasını yapar.
Bu sistemlerin önemli karakteristikleri şunlardır (DİRLİK, 2008) .
· Toplu raporlama yönlü
Ø Özet raporlar: İstatistiksel raporlar, zaman, personel, ürünler veya birtakım diğer nicelikler üzerindeki toplamlar, ortalamalar, maksimumlar, minimumlar ya da diğer istatistikî verileri gösterirler. Bir istatistikî raporun her bir satırı detaylı raporda açıklanabilen büyük miktarlarda işlem verisini özetler
Ø İstisnai raporlar: Aşırı bilgi yüklenmesini engellemenin bir başka aracıdır. Bu raporlar önceden belirlenmemiş “sınırlar-dışı” koşulların ortaya çıkması durumunda oluşturulur ve yalnızca bu koşullara ilişkin bilgiler içerir.
Ø Ayrıntılı raporlar: Detaylı raporlar, bölüm veya çalışma gruplarının operasyonlarını günlük izlemelerinde yöneticilere yararlı bilgi sağlar. Öncelikle düşük seviyedeki yöneticiler tarafından kullanılan detaylı raporlar, müşteriler tarafından yapılan ödemeler, mamul parçaları, büyük defterdeki borçlar ve krediler gibi özel işlemler hakkında veri sağlar.
· Çok az değişen kararlara veya yarı yapılandırılmış kararlara hitap eder.
· Analitik olarak çok fazla gelişmiş/komplike değildir.
· Her şeyden önce iç veya işletme bilgi akışlarında kullanılır.
· Geçmiş verilere ve bilgilere odaklıdır.
· Tasarımı ve yordamların geliştirilmesi çok uzundur.
· Sabit ve değişmezdir.
Üst düzey yöneticilerin, standart olmayan uzun dönemli konuların takibini ve stratejik kararları verdikleri sistemlerdir. Temel amaç organizasyonunun ihtiyaçlarına göre orta ve uzun vadeli (5-10 yıl) kararları çevre şartlarını da düşünerek vermektir.
İleri grafikler ve iletişimler aracılığıyla yapılandırılmamış kararlar almaya odaklanan organizasyonların stratejik düzeylerinde tasarlanan enformasyon sistemidir.
Yöneticilerin büyük miktarlarda verilere hızlı ve etkili bir biçimde erişmeleri, verileri analiz etmeleri, izlemeleri, özetlemeleri ve dağıtmalarında yardımcı olan renkli grafikler, dokunma duyarlı ekranlar, sesli komutlar ve doğal dil ara yüzü gibi araçlar ve teknikler kümesinden meydana gelir. Bu sistemlerin önemli karakteristikleri şunlardır (DİRLİK, 2008) :
· Tepe yöneticilere hizmet verir
· Çizgesel yönelimleri gösterir
· İşletme içi veri akısını (gelirler, giderler vb.) kullandığı kadar isletme dışı veri akısını da (ekonomi, rakipler, endüstri hakkında bilgi) kullanır
· Kullanışlı ara yüz sağlar
· Veri analizi için kullanışlı metotlar sunar
· Yönetimsel karar vermeye yardımcı olur ve destekler
· Senaryo analizlerini “what-if analyze” olanaklı kılar
· Hızla değişen, dinamik ve yapılandırılmamış kararların alınmasını sağlar
· Analitik olarak gelişmiştir, modeller, algoritmalar vb. içerir
· Gelecek yönlüdür
· Esnek, uyarlanabilen ve genişleyebilen bir sistemdir
· Öncelikle son kullanıcılar ile enformasyon sistemi uzmanlarından birtakım yardımlar alınarak tasarımlanmıştır.
Örnek:
A-Sipariş işlemleri giriş-işleme | à İşletimsel düzey |
B- Üretim ve Satışları izleme | àBilgisel düzey |
C- Fiyat Analizi ürün/hizmet fiyatlandırma | àYönetsel düzey |
D- Satış tahminleri 5 yıllık satış tahminleri | à Stratejik düzey |
Örnekte görüldüğü gibi her seviyenin kendine göre bir işlemi ve bu işlemleri gerçekleştirecek bir örgütlenme yapısı mevcut. Her seviye kendisine belirlenmiş sınırlar çerçevesinde hareket alanı içinde görevini yerine getirirken bir üst seviyenin oluşmasını destekler. Buda seviyelerin birbirine bağımlılığını gösterir.
Günümüzde bilgi teknolojilerinin gelişimi izlenmesi zor bir yarış haline gelmiştir. Bu gelişmelerin günlük yaşama etkisini hepimiz hissediyoruz. Daha da önemlisi bu yeni araçların iş hayatında yaygın olarak kullanılmaya başlanması, örgüt yapısını, iş ve çalışma yöntemlerini, yönetici ve çalışan profilini ve genel olarak iş hayatını değiştirmektedir. (ADA, 2007)
Enformasyon sistemlerinin kurulması sırasında ve sonrasında örgütte çeşitli yapısal değişiklikler yapılması da mümkündür. Üretim teknolojilerinde yapılan bir yeniliğin işçi çıkarılmasına sebebiyet verebileceği gibi benzer şekilde enformasyon sistemleriyle birlikte örgütte bir takım yapısal değişiklikler de gündeme gelebilir. (CAN, 2006)
Enformasyon sistemleri sundukları farklı olanaklar sayesinde şirketin, olaylara farklı bir şekilde yaklaşmasına sebep olabilir. Enformasyon sistemleriyle şirket, sadece faaliyetlerinin tarihçesini ve toplamını görmekle kalmaz, değişik boyutlar ve bağlamlar kullanarak geleneksel bakış açışından sıyrılıp, kendisine ve kendi iş çevresine karşı farklı bir gözle ve yorumla bakmayı becerebilir (CAN, 2006) .
Örgütlerde uygulanan enformasyon sistemi, doğası gereği, kendi yarattığı etkileriyle de ilişkiye sahiptir. Yönetim felsefesi, örgüt yapısı, iş gören ilişkileri, örgüt kültürü ve örgüt büyüklüğü gibi örgütsel değişkenler bu etkinin ortaya çıkışında kritik rol oynarlar. (DEMİR & OKAN, 2009)
Bir organizasyonda kullanılan teknoloji, firma örgüt yapısını etkilemekte ve onun yeniden oluşmasına neden olmaktadır. Kullanılan teknolojilerin, örgüt yapısıyla uyumlu hale getirilmesiyle, verimlilik artışı sağlanmasının çok daha olası olduğu görülmektedir. Yeni teknoloji kullanan firmaların düşük performansına atfedilen nedenlerden biri olarak da, değişen çevreye rağmen statik kalan ve yeni teknolojiye uyumlu olmayan firma örgüt yapısı olduğu ileri sürülmektedir. (DEMİR & OKAN, 2009)
Enformasyon sistemlerini kullanarak fark yaratmak, rekabet üstünlüğü elde etmek için enformasyon sistemlerini diğer teknoloji ve araç gereçler ile uyumlu hale getirmek gerekmektedir. Bunun bir adım sonrası enformasyon sistemlerinin kullanıcı adaptasyonudur. Çünkü çalışanların enformasyon sistemleriyle verimli sonuçlar üretmesini beklemek için öncelikle onların nasıl kullanılması gerektiği ve ne derece faydalanılabileceği konusunda bir fikre sahip olması gerekir (CAN, 2006) .
Günümüzde, rasyonel davranan bir işletmenin, bilgisayar ve iletişim teknolojileri konusuna büyük önem vermesi gerektiğini söyleyebiliriz. Teknolojik olarak fark yaratan şirketler rakiplerine karşı da önemli rekabet avantajı elde etmiş olurlar (CAN, 2006) .
Bilişim teknolojileri her ne kadar yeni iş yapma yolları önerse de şirketler kendi amaçları ve bu amaçlara hizmet edebilecek bilişim sistemleri konusunda açık fikirlere sahip olmalıdırlar. Birçok işletme birbiriyle uyumlu olmayan telekomünikasyon ağları, yazılım, donanım ve bilişim sistemleri yüzünden hedeflerine ulaşamamaktadır. Bu bakımdan bilişim sistemlerini kullanarak fark yaratmak, rekabet üstünlüğü elde etmek için bilişim sistemlerini diğer teknoloji ve araç gereçler ile uyumlu hale getirmek gerekmektedir. (CAN, 2006) .
Günümüzde pek çok alanda meydana gelen gelişmelere paralel olarak, küreselleşme, ürünlerin maliyetlerinin ve üretim sürelerinin azalması ile bilişim teknolojilerinin getirdiği imkânlar, bütün örgütler için işin entegrasyonunu zorunlu hale getirmektedir. Bu entegrasyon; stratejilerin, işletme içi süreçleri ve bilgi işlem sistemi altyapısının uyumlu bir şekilde çalışmasını kapsamaktadır (CAN, 2006) .
Şekil 5 : Örgütlerde Kullanılan Enformasyon Sistemi
Örgütlerde kullanılan enformasyon sistemlerinin amacı, her türlü bilginin ona gereksinimi olana, gerektiği zamanda ve uygun biçimde sunulmasıdır. Bilginin dağıtımında onun hangi bağlamda kullanılacağı önem kazanır. Her türlü bilginin sunulması, aşırı haber yüklemesine (information overload) yol açabilir. Haber bombardımanı altında işe yarar bilgi bulmakta zorluk çekilebilir. Öte yandan, her birime sadece o birimi ilgilendiren bilginin sunulması, ilgili birimin bazı bilgilere ulaşamaması ve böylece öğrenme ve bilgi üretme olanağının elinden alınması anlamına gelmektedir. Üstelik bilginin kontrolü ya da kısıtlanarak sunulması, çalışanların yönetime güvensizliğine ve işe güdülenememesine yol açabilir. Örgütün farklı birimlerine farklı bilgilerin sunulması, birimlerin genellikle durumun bütünüyle ilgili farklı görüntülerden hareket ederek etkinlik yürütmesine, böylece alt birim hedeflerinin neredeyse kendi başına amaç haline gelmesine yol açabilir (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Örgütün günlük rutin faaliyetleri ile ilgili verilerin işlenmesi ve bunların bir veri tabanına kaydedilmesini sağlayan sistemlerdir. Bu sistemler iş faaliyetlerini kolaylaştırırken, diğer enformasyon sistemleri için temel oluşturmuşlardır.
Bu sistemler genel olarak satışları ve satışlar ile ilgili pazarlama verilerini tutarlar. müşterilerin kayıtlarının tutmak
Bu sistemler imalat ve üretim süreçlerini kontrol ve takibini yaparlar. satın alma, tedarik, yükleme, stok destek
Organizasyon içinde kaynakların akışını sağlayan sistemlerdir. Günlük kasa defterleri, ödeme dengesi
Kariyer planlama, performans değerlendirme ve takip sistemleri
Kelime işlemci, tablolama, dosya yönetimi, randevu ve organizasyon takibi, haberleşme ve iletişim için kullanılmaktadır. Kişisel uygulamaların ağırlığı fazla olan sistemlerdir. Outlook, Word, Excel, Powerpoint gibi veri işleyen çalışanların ihtiyaçlarına yönelik tasarlanmıştır. Veri işleyen çalışanlar verileri üretmekten çok değerlendirme yapmaktadır.
İletişim teknolojilerindeki ilerlemeler öncesinde, bir taraftan büro ve muhasebe işleri bilgisayar ortamında idare edilirken, diğer yandan örgütün çeşitli bölümlerindeki birimler de ayrı ayrı sistemler kullanılmaya başlanmıştır. Bu sistemler, enformasyon teknolojisindeki ilerlemelerle birlikte gelişmiş ve kapsamını genişletmiştir (CAN, 2006) .
Genel olarak yönetim destek sistemleri, bir işletmenin mevcut faaliyetlerinin planlanması ve kontrolü ile işletmenin gelecekteki performansının tahmin edilmesine olanak sağlayan rutin, özet raporlarının hazırlanmasını ve sunulmasını sağlamaktadır. Çevre ve işletme dışı faaliyetlerden daha çok işletme içi faaliyetler üzerinde odaklanmış olup, yönetim düzeyindeki planlama, kontrol ve karar verme fonksiyonlarını desteklemektedir. (ADA, 2007)
Yönetim destek sistemlerinin temelde üç amaca hizmet eder.
• Bu sistemler yönetimin karar verebilmesi için, gerekli bilgiyi sağlamak amacıyla değişik kaynaklardan veriyi bütünleyebilirler.
• Şirketin temel operasyonlarını özetler ve raporlar.
• Yöneticilere işletmenin farklı fonksiyonları ile ilgili enformasyonu sağlar.
Bu sistemler kritik verilerin sıkıştırılması, filtre edilmesi, gerekli ihtiyaçların bilgi olarak saklanması için yöneticilere yarar sağlarlar. Her ne kadar sınırlı analitik yeteneklere sahip olsalar da yönetim için çok önemli destek sunarlar.
Karar verme, çeşitli amaçlar, bunlara ulaştıracak yollar, araçlar ve imkanlar arasından seçim ve tercih yapmakla ilgili zihinsel, bedensel ve duygusal süreçlerin toplamıdır (DİRLİK, 2008) .
İşletmelerin ihtiyaç duyduğu enformasyon sistemleri organizasyonun seviyelerine göre farklılık göstermektedir. Yöneticinin organizasyonun hangi düzeyinde olursa olsun “karar vermek” en asli vazifesidir. Her düzeyin kendine has çözülmesi gereken sorunları ve karakteristikleri farklıdır. Bu farklılığın da doğal olarak karar sürecine yansıması kaçınılmazdır (CAN, 2006) .
Karar destek sistemleri, organizasyonun yönetim seviyesine hizmet veren, veriler ile karmaşık analitik araçları birleştiren veya yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış kararların alınmasını desteklemek için veri analiz araçlarını sağlayan bir enformasyon sistemidir (DİRLİK, 2008) .
Karar destek sistemleri yöneticilere yarı yapılandırılmış, eşsiz veya hızla değişen, kolayca belirlenmeyen kararlar verebilmeleri için destek sağlarlar. Veri işleme sistemleri ve yönetim bilişim sistemlerinden dahili bilgiler kullanırken dıştaki kaynaklardan da bilgiler alır.
Karar destek sistemleri diğer sistemlerden daha fazla analitik güce sahiptir. Bu sistemler detayı analiz etmek için birçok belirgin karar modeli geliştirirler. Ek olarak karar destek sistemleri kullanıcının direkt olarak bu sistemlerle çalışmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Bu sistemler kullanıcı dostu yazılımlar içerirler. Bu sistemler aynı zamanda kullanıcıyla karşılıklı etkileşim içindedirler. Kullanıcı varsayımları değiştirebilir ve yeni veri ekleyebilir (CAN, 2006) .
Şekil 6: Karar Destek Sistemi
Karar destek sistemlerinin sahip olduğu üç önemli bilesen şunlardır: veri yönetimi modülü, model tabanı yönetim modülü ve diyalog yönetim modülü. Bu modüller, (1) uygun bir biçimde istekleri girmeye yardımcı olurlar, (2) uygun (konuyla ilgili) olaylara odaklanarak çok miktarda veri üzerinde araştırma yaparlar, (3) istenilen modellerde veri kullanırlar ve (4) kullanıcılar tarafından kolay kavranması için sonuçları bir veya birkaç biçimde sunarlar (DİRLİK, 2008) .
Bilgi yönetimi geçmişe de usta‐çırak ilişkilerinin aktarıldığı uygulana gelen bir yönetim olmakla birlikte, üst düzey yönetimlerin bilgi yönetiminden söz etmesi, 1990'lı yılarda olmuştur. Sanayileşmiş ekonomilerin temelinin doğal kaynaklardan entelektüel varlıklara kaymasıyla birlikte, yöneticiler kendi işlerinin temelinde yatan bilgiyi ve bu bilginin kaynağını araştırmaya yönelmişlerdir. Diğer yandan da, şebekeye bağlı bilgisayarların ortaya çıkışı, belirli türden bilgileri, her zamankinden daha kolay ve ucuz bir şekilde kodlaştırmayı, saklamayı ve paylaşmayı mümkün hale getirmiştir (KARAHAN & YILMAZ, 2010) .
Günümüzde şirketler için coğrafi engellerin anlamsız hale gelmesinde bilişim teknolojisindeki gelişmelerin etkisi yadsınamaz. Önceleri birbirinden aylar sonra haberdar olan şirket şubelerinden söz edilirken, şu anda sektörlerin birbirinden anlık haberdar olmalarından bahsedebiliyoruz. Bunun en çok yaşandığı ve görüldüğü sektör bankacılık ve finans sektörüdür. Öyle ki bir gün içinde ülkeler bazında bile mali dengeler yer değiştirebilmektedir (CAN, 2006) .
Öteden beri yönetim seviyeleri ve buna bağlı olarak örgütsel düzeyler genel olarak; stratejik düzey, yönetsel düzey ve operasyonel düzey olarak üç tabakaya ayrılmıştır: Üst yönetim stratejik düzeyde bulunur ve stratejik kararlar alırlar. Orta kademe yöneticileri ise yönetsel düzeyde yer alır ve yönetsel kararlar alırlar. Alt birim yöneticileri veya şefler ise operasyonel düzeyde bulunur, operasyonel seviyede kararlar alarak çalışanlara yapması gereken işi yaptırırlar (CAN, 2006) .
Şekil 7: İşletmelerde Karar Grupları ve Sevyleri
Organizasyonun kullandığı bilişim sistemleri de yukarıda belirtilen örgütsel karar düzeylerine yani yönetim seviyelerine göre farklılık arz etmektedir. Bunun anlamı stratejik, yönetsel ve operasyonel kararların alınmasında ya da karar desteğinin sağlanmasında kullanılacak enformasyon sistemleri bu düzeylerin ihtiyacını karşılamaya yönelik olacaktır. Aşağıda, karar gruplarına göre kararların özelliğini gösteren özet tablo görülmektedir (DİRLİK, 2008) .
Bu dönemde enformasyona dayalı süreçlerin otomasyonu ile verimliliğin arttırılması amaçlanmıştır.
Yönetim enformasyon sistemleri genellikle yöneticilere haftalık, aylık, yıllık sonuçlar sunar. Bu sistemler ileride oluşabilecek sorunları bu günden yapısallaştırırlar. Genellikle çok esnek bir yapıya sahip değillerdir. Tipik bir yönetim enformasyon sistemi, pek çok rutin hale gelmiş özet tabloların hazırlanması, karşılaştırmaların yapılması, istatiksel ve matematiksel modellerin oluşturulmasına destek sağlar (CAN, 2006) .
Bu dönemde karar verme için gerekli olan enformasyon gereksinimi karşılayacak yöneticilerin etkinliğinin arttırılması temel amaç olmuştur.
Bu döneminde ise amaç işin doğasını ve iş yapma şeklini değiştirerek rekabet üstünlüğü elde etmektir.
Her kurumun doğal faaliyetleri sonucunda belge ürettiği, bu belgelerin de işe yarar bilgileri ihtiva ettiği muhakkaktır. Kurumların kendi bilgilerinden maksimum derecede faydalanmaları ise etkin bir enformasyon sistemi ile mümkün olur. Etkin bir enformasyon süreci, kurumların bilgi kullanım hızını artırır, maliyeti düşürür ve hem kurum çalışanlarına hem de müşterilerine ihtiyaç duyulan bilgi ve hizmeti sağlar (KARAHAN & YILMAZ, 2010) . Enformasyonun kavramsal açıdan gelişimi incelendiğinde örgütlerdeki enformasyon sistemlerinin, geçirdiği aşamalar şu şekilde sıralanabilir:
“Yönetim Enformasyon Sistemleri”nin stratejik karar verme sürecinde kullanılmaya başlamasıyla “Karar Destek Sistemleri” ortaya çıkmıştır. Karar Destek Sistemleri’nin istenilen bilgiyi doğru ve zamanında üretebilmesi için bu sistemlerin farklı bir yapıda kaydedilen veri ile beslenmesi gereği doğmuştur. Hâlihazırda tutulan verinin operasyonel bilgi sistemlerinden ayrılma ihtiyacı doğunca “Veri ambarları” gündeme gelmiştir. Veri ambarlarında tutulan veriler, işletmelerin faaliyetlerinden elde edilmiş olan, ancak farklı bir yapıda ve farklı bir fiziksel ortamda tutulan, bilgi üretmeye yönelik verilerdir. Bu verilerden bazılarının departmanların kendi kullanım amaçlarına hizmet edecek şekilde ayrılmasıyla “data mart” olarak isimlendirilen her departmana özel veri tabanları oluşmuştur. Zorlu rekabet ortamı artık aklımıza gelen, istediğimiz sorgulamalarında yeterli olmaması “Veri madenciliği” ni doğurmuştur. Veri madenciliği verilerden çeşitli teknikler, algoritmalar ve sorgulamalarla anlamlı bilgiler keşfetmektir. Sonuç itibarıyla veriye dayalı stratejik karar destek sistemlerinin tümü “iş zekâsı çözümleri” olarak isimlendirilmektedir.
Enformasyon sistemi örgütün kültürü ile bire bir bağlantılıdır. Bir işletmenin defter değeri ile pazar değeri arasındaki fark işletmenin entelektüel sermayesidir. Entelektüel sermaye oluşumunda ise kurum kültürü ve bilgi yönetimi önemli etkenlerdendir. (AKGÜN, 2006)
Kurum kültürü Çalışanların bilgilerini serbestçe, herhangi bir korku taşımaksızın paylaşabilmeleri bilgi yönetiminin verimli şekilde uygulanabilmesi için hayati önem taşımaktadır. Çalışanları bilgi faaliyetlerinde destekleyici bir kurum kültürünün oluşturulması uzun zaman alabilmektedir, çünkü söz konusu oluşum yöneticilerin ve diğer çalışanların düşünce ve davranışlarında değişimi gerektirmektedir (AKGÜN, 2006) . Kurulacak olan enformasyon sistemi de bu kurum kültürünü göz önüne almalıdır. Kurum kültürüne zıt bir sistem verimli bir şekilde çalışmaz.
Enformasyon sistemi belirli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan bir proje olarak değil, kesintisiz bir dönüşüm ve bir olgunlaşma süreci olarak görülmelidir. Bu nedenle, Enformasyon sistemi, bir teknoloji sorunu olmaktan öte bir kurumsal kültür sorunudur (AKGÜN, 2006) .
Enformasyon sistemi bir organizasyonda yerleştirmek ve tüm çalışanlara benimsetmek için izlenmesi gereken yol altı adımdan oluşmaktadır;
Üst yönetimin bilgi yönetiminin anlamını ve değerini anlamasını ve bu nmnm konudaki tüm çabalara tam destek vermesini sağlamaktır.
Başlangıçta gerek teknolojik altyapının gerekse kurumsal kültürün uygun duruma getirilmesi için farklı bölümlerde çalışanların katıldığı proje takımları oluşturmak.
Organizasyon için de bilgiyi derleyen, güncelleyen, depolayan ve dağıtan bilgi teknolojilerini, internet ve intranet ağlarını, veri tabanlarını oluşturmak.
Bilginin kolektif ve sistematik bir şekilde üretildiği, geliştirildiği, paylaşıldığı ve kullanıldığı bir iş ortamı yaratmak.
Bilgiyi elde etmek, işlemek, paylaşmak ve kullanmak için geliştirilen teknolojik sistemlerin ve düşünülen sürecin işlediğinden emin olmak ve uygun kurum kültürünün sürekliliğini sağlamak.
Bilgi yönetimi anlayışı ve uygulamalarıyla organizasyonun elde ettiği rekabetçi üstünlükleri belirlemek, organizasyonların ve çalışanların amaçlarına ulaşmalarına yaptığı katkıyı ortaya koymaktır.
Örgütler, çevreden aldıkları kaynakları belirli süreçlerden geçirerek ürün ve hizmet üreten biçimsel ve sosyal yapılardır.
Örgüte bir sistem olarak baktığımızda; girdi, süreç ve çıktı adımlarını görürüz. Aynı şekilde örgütte kullanılan enformasyon sistemleri de bu adımları içerir. Enformasyon sistemlerinin girdisi hem örgütün içinde oluşan veri ve enformasyon hem de örgütün dışında kalan ama örgütün çevresine ait, onu ilgilendiren ya da ilgilendirebileceği varsayılan veri ve enformasyondur (CAN, 2006) .
Çevre ve örgüt ilişkisi karşılıklıdır. Çevre örgütün neler yapabileceğini şekillendirirken, örgütte kendi çevresini etkileyebilir. Ancak çevredeki değişim örgütteki değişimden daha hızlıdır. Enformasyon sistemleri, çevresel değişimin algılanmasında ve çevredeki değişimle baş etmede önemli bir araçtır. Enformasyon sistemleri örgüt ile çevresi arasında bir filtre görevi görür.
İşletmelerin yoğun rekabet ortamında karşılaştıkları yapısal ve yapısal olmayan problemleri hızlı bir biçimde çözmeleri sürdürülebilir rekabet gücü sağlamaları açısından çok önemli bir gerekliliktir. Bu gereklilik yerine getirilirken işletmedeki yapılan işlemleri doğru ve hızlı bir şekilde takip etmeleri, işletmenin iç ve dış kaynaklardan problemlerin çözümü için ihtiyaç duydukları uygun bilgiyi çok kısa sürede toplamaları ve problemin çözümüne doğrudan katkı sağlayacak uygun bilgiyi zamanında problem çözümü için kanalize etmeleri gerekmektedir. Bu ardışık sürecin işletmelerin çevreye uyum ve yaşamlarını sürdürmeleri açısından en önemli iş olduğu söylenebilir (DİRLİK, 2008) .
Örgütlerin yapısını kurgularken çevreyi dikkate almak zorundayız. Enformasyon sistemi kurarken sadece örgütün iç dinamiklerini değil, örgüt çevresini de içine alacak şekilde kurgulamalıyız (DİRLİK, 2008) .
Enformasyon Sistemlerinin Örgüt Yapısına Etkisi Geçmiş 40 yıllık sürede, çoğu örgüt kuramcısı, örgüt yapısı ve teknoloji arasındaki ilişkiyi araştırmışlardır. Araştırma sonuçları, bu ilişki konusunda zaman zaman birbirine zıt ve çelişkili bulgular ortaya koymuştur. Örneğin, Woodward (1965), teknolojik parametrelerin İngiliz imalat sanayi şirketlerinin yapısını belirlediği sonucuna ulaşmıştır. Buna karşılık Hickson, Pugh ve Pheysey (1969), yapmış oldukları çalışmada, teknoloji ve örgüt iliksisini destekleyen çok az kanıta ulaşmışlardır (DİRLİK, 2008) .
Enformasyon sistemlerinin örgüt yapısına etkisini üç düzeyde inceleyeceğiz. Farklı düzeylerdeki örgüt yapısının enformasyon sistemleri ile ilişkilerini ortaya koymaya çalışacağız.
4.5.1. Biçimselleşme Düzeyi ve Enformasyon Sistemleri
Biçimselleşme; iç kurallarının, süreçlerin, prosedürlerin standartlaşmasını kapsar. Bilişim sistemlerinin iş yapma biçimleri, zaten bilgisayar temelli oldukları için, sistemlidir. Bu yüzden varsayım olarak Enformasyon sistemlerinin, biçimselleşme yolundaki bir şirket için vazgeçilmez bir araç olduğunu söylemek mümkündür.
Toplam kalite yönetimi uygulamasına geçen şirketler için de iş yapma biçimlerinin, kural ve süreçlerinin yazılı olmasına ihtiyaç vardır. Enformasyon sistemlerinin bu anlamda da faydalı olduğunu söyleyebiliriz.
Merkezileşmiş bir yapıya sahip örgütlerde Enformasyon sistemlerinin, operasyonlar hakkında ayrıntılı bilginin süzülerek verilebilmesi için yapılandırılmış bir özelliğe sahip olması gerekmektedir. Böyle sistemler aşırı bilgi yüklüdürler. Bununla birlikte bunu kullanan yöneticiler de aşırı bilgiye maruz kalmaktadırlar.
Ademi merkezileşmiş bir yapıya sahip örgütlerde bilişim sistemlerinin en önemli özelliği, üst yönetime operasyonlar hakkında yoğun bilgi verecek yapıda olmayışlarıdır. İkinci özelliği ise olarak ademi merkezileşmiş bölümlerin kullandığı Enformasyon sistemlerinin standartlaşmış kullanımı ve sonucu olması yerine her bölümün ihtiyacını en uygun karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalarıdır.
Literatüre bakıldığı zaman merkezileşme ve Enformasyon sistemleri arasındaki ilişkisellik noktasında dört farklı görüşle karşılaşmaktayız.
• Enformasyon teknolojileri merkezileşmeyi artırır
• Enformasyon teknolojileri merkezileşmeyi azaltır.
• Enformasyon teknolojilerinin merkezileşme üzerinde herhangi bir etkisi yoktur.
• Enformasyon teknolojileri belli koşullara bağlı olarak merkezileşmeyi artırır ya da azaltır.
4.5.3. Karmaşıklık Düzeyi ve Enformasyon Sistemleri
Bilgisayarların işletmelerde kullanımının artmasıyla birlikte yöneticilerin rollerinde değişim olduğu gibi buna bağlı olarak çalışanların ve yöneticilerin örgüt içindeki konumları da farklılaşmaya başlamıştır. Enformasyon sistemleriyle karmaşıklık düzeyinin belirleyicisi olan yatay ve dikey farklılaşma arasında bazı etkileşimlerden söz etmek gerekir.
4.5.3.1. Yatay Farklılaşma ve Enformasyon Sistemleri
İletişim problemlerini önlemek adına örgütler, birimleri arasında entegrasyonu sağlamak amacıyla yeni yollar denemektedirler. Birimler arası iletişim, koordinasyon ve işbirliğini sağlamaya dönük olarak Enformasyon sistemleri en çok başvurulan yöntemlerden biridir.Örneğin ofis otomasyon sistemleri ile şirket çalışanları ürettikleri işi paylaşabilir, uzak mesafelerde de olsa iş hakkında bilgi edinebilirler.
Bir şirket yatay olarak farklı farklı bölümlere ayrıldıktan sonra onları bir arada tam bir etkileşim ve iletişim halinde tutması gerekir. Öteden beri büyük firmalar, hem aynı yerde hem de farklı coğrafi bölgelere yayılmış olarak çok çeşitli bölüm ve birimlere sahip olmuşlardır. Koordinasyon ve kontrol bu firmalarda çok önemli olmuştur. Bununla birlikte yetersiz iletişim araçlarıyla bu koordinasyon ve kontrolün sağlanmasında da zorluklarla karşılaşılmıştır. Özellikle dağıtım kanalları ile üretim arasında koordinasyonun sağlanmasında böyle zorluklar en çok karşılaşılan durumlardandır. Örneğin üretim bölümü, pazarlanacak ürün miktarınca üretmeyi hedefler fakat üretim ve pazarlama bölümleri arasında hızlı iletişim sağlanmazsa dalgalanan talep karşısında yetersiz üretim ya da stok birikmesiyle karşılaşılabilir. Fakat Enformasyon sistemleriyle üretim ve pazarlama bölümleri birbirinden anında haberdar olabilir, üretim bölümü de kendini pazarlanan ürün miktarına göre daha hızlı ayarlama şansı bulabilir.
Enformasyon sistemleri kullanılarak, birimler ve bölümler arasındaki iletişime ve koordinasyona yönelik yarar sağlanabildiği için şirketler yatay olarak bölümlenmeye daha elverişli hale gelebilirler.
4.5.3.2. Dikey Farklılaşma ve Enformasyon Sistemleri
Öteden beri bilişim teknolojilerinin örgütün orta kademesini azaltacağı yönünde görüşler mevcuttur. Bununla birlikte hiyerarşik bir yapısı olmayan örgüt tiplerinde Enformasyon teknolojilerinin ve sistemlerinin zaten olmayan orta kademeyi azaltması da mümkün gözükmemektedir. İşi ya da sektörü gereği hiyerarşik bir yapılanma içinde olan örgütlerin kimisinin de Enformasyon sistemleriyle orta kademelerini azaltma gereği duyacakları da tartışma konusudur. Çünkü kullanılan her türlü bilişim sisteminin bu işe yaramadığı aşikârdır.
Bilişim sistemlerini işletme faaliyetlerine uygulamanın sağlayacağı yararlar; işletmedeki operasyonel verimliliğin artması, maliyetlerin düşürülmesi, müşterilere daha kaliteli hizmet sunulması, bilgiye dayalı yeni ürünlerin geliştirilmesi, pazardaki yeni fırsatların fark edilmesi ve faydalanılması, rekabet ve pazar gücünün artırılması şeklinde sıralanabilir (CAN, 2006) .
Enformasyon Sistemlerinin örgütler için belirtilen temel yararının (bilgi toplama ve üyelerine paylaştırma) yanı sıra örgüt yönetimine sağlayacağı yararları şu şekilde sıralayabiliriz (DİRLİK, 2008) .
1. Örgütle ilgili tüm bilgiler daha düzenli ve kolay erişebilir bir şekilde olacağından yöneticiler gereksinim duydukları bilgileri zamanında ve istedikleri biçimde elde edebileceklerdir.
2. Merkezi bilgi bankası, hızlı hesaplama yeteneği ve bu isi yapabilecek hazır programlar sayesinde örgüt yöneticilerinin bilgi talepleri daha çabuk karşılanabilecektir.
3. Yöneticinin geleceğe ait öngörülerinin ve yönetsel planların dayandığı kararlarının tutarlılığı ve doğruluk derecesinde artış olacaktır.
4. İşletmenin bölümleri arasındaki bilgi alış verişi, işbirliği ve koordinasyonun artmasına bağlı olarak, daha düzenli yönetim anlayışı yerleşecektir.
5. Bilgisayar iletişim teknoloji kullanan örgütler, diğer örgütlere oranla piyasa etkinlikleri yönünden daha avantajlı olacaklardır.
6. İşletmenin personel gereksinimini daha hızlı takip ederek gerekli bölümün dikkatini çekmek, personel giderlerinde azalmaya neden olacaktır.
7. Rakiplerin yakından takip edilmesi ve uyguladıkları stratejilere daha hızlı tepki verilmesi örgütlerin rekabet gücünde de olumlu etkisi olacaktır.
8. Çok hızlı bilgi iletilmesi nedeniyle zamandan tasarruf sağlanacak, böylece yöneticilere diğer yönetim faaliyetleriyle daha fazla uğraşma olanağı doğacaktır.
ADA, N. (2007). Örgütsel İletişim ve Yeni Bilgi Teknolojileri; Örgütsel İletişim Ağları. Ege Akademik Bakış , 543-551.
AKGÜN, M. K. (2006). Bilgi Yönetimi. Ankara: Türkiye Bilişim Derneği.
CAN, D. (2006). Bilişim Sistemlerinin Örgüt Yapısına Etkisi. İSTANBUL: Marmara Üniversitesi SBE.
ÇİZEL, B. (2005). İşletme Stratejileri ile Enformasyon Sistem Stratejilerinin Uyumu. ANTALYA: Akdenzi Üniversitesi SBE.
DEMİR, H., & OKAN, T. (2009). Teknoloji, Örgüt Yapısı ve Performans Arasındaki İlişkiler Üzerine Bir Araştırma. Doğuş Üniversitesi Dergisi , 57-72.
DİRLİK, S. (2008). Yönetim Bilişim Sistemlerinin Örgüt Yapısına ve Karar Vermeye Etkisi. MUĞLA: MUĞLA ÜNİVERSİTESİ SBE.
KARAHAN, A., & YILMAZ, H. (2010). Öğrenen Örgüt ve Bilgi Yönetimi İlişkisi. ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ İİBF DERGİSİ , 147-174.
ŞİŞMAN, M. (1995). Örgüt Kavramının Kültürel Açıdan Çözümlenmesi. Eğitim Yönetimi .
0 yorum:
Yorum Gönder