Günlük, haftalık, aylık veya yıllık olarak yapmamız gereken bir çok görevler olabilir. Zamana bağlı olarak yapmamız gereken önemli-önemsiz, acil-acil olmayan görevler listesi, üstümüzde ‘stres’ oluşturabilir. Uzmanlara göre stres insan sağlığını en yakından tehdit eden etkenlerin başında gelmektedir. Üstelik stres, zaman yönetiminde karar vericileri ‘yanlış’a sürükleyen en önemli faktörlerdendir.
Birbiri ardı sıra ifa edilmesi gereken görevler, iyi planlanıp, icra edilmez ise, başarısızlık kaçınılmaz olur. Bu durum sadece karar verici olarak bizleri olumsuz yönde etkilemekle kalmaz, yönetmekle sorumlu olduğumuz grubu da derinden etkiler. Bazı hallerde telafisi zor sonuçlara da yol açar.
Ünvanımız, pozisyonumuz her ne olursa olsun, herkesin rahatlıkla kullanabileceği stratejik karar verme modellerinden birisi de zaman yönetimi ustası olarak anılan, eski bir general ve siyasetçi olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen “Eisenhower Modeli”dir.
Eisenhower Modeli
Amerika Birleşik Devletleri Başkanı Dwight D. Eisenhower’a göre “Çok acil kararlar nadiren çok önemlidirler.”
ABD Başkanı Eisenhower tam bir zaman yönetimi ustası olarak bilinir. Örneğin; Eisenhower yapması gereken işleri mutlaka tam zamanında bitirirdi.
Eisenhower metodu ile, neyin önemli ve neyin acil olduğunu ayırt etmeyi öğreneceksiniz.
Masanızın üzerinde duran görevi, Eisenhower tarafından sıkça kullanılan aşağıdaki modele bakarak bölümlere ayırın.
Öncelikle bizler büyük bir olasılıkla modelin sağ üst köşesinde yer alan alana, yani derhal çözüm bulmamız gereken ‘acil ve önemli’ olana odaklanırız.
- Üstümüze/amirimize arz etmek üzere yeni gelen önemli bir dokümanın incelenmesi ve arz için hazırlık yapılması görevi ‘acil ve önemli’ kategorisinde değerlendirilebilir. Masamızın üzerinde duran dokümanda, yönetiminden sorumlu olduğumuz birimin/grubun bugününü ya da yarınını ilgilendiren, vakit kaybına tahammülü olmayan çok önemli bilgiler bulunabilir. ‘Acil ve Önemli’ kategorisindeki görevler mutlaka yapılmalıdır. Bu görevler başkasına devredilemeyeceği gibi, ertelenmesi de uygun olmaz.
- Miadı olan bir proje üzerinde çalışırken, bilgisayarın arızalanması, hatta çökmesi, kısa zamanda tamirinin gerekmesi ‘acil ve önemli’ görevlere somut bir örnektir.
- ‘Önemli, ama acil değil’ kategorisindeki görevler, grup üyelerinin, çalışanların, karargahın yaşam standardını artıran, kişisel gelişimlerine olanak sağlayan, iş yapma becerilerini geliştiren, grubu motive eden, olası problemleri önceden belirleyerek önlemeye yarayan görevlerdir. Bu tip görevler tamamlanmak üzere takvime işlenir.
- ‘Acil, ama önemli değil’ kategorisindeki görevler, tamamlanmak üzere bir başkasına devredilebilir. Örneğin; yakında icra edilecek bir konferansın planlanması ve icrası görevi, e-posta, telefon veya kısa bir toplantı yoluyla bir başkasına verilebilir.
- ‘Acil değil, önemli değil’ kategorisindeki görevler için zaman harcamaya değmez. Bu tip görevleri daha sonraya bırakın ya da listenizden tamamen silin.
Kendinize her zaman şu soruları sorun:
- Önemli ama acil olmayan görevlerle ne zaman ilgileneceğim?
- Acil hale gelmeden, önemli görevlere ne zaman vakit ayıracağım?
En basit anlatımıyla, stratejik, uzun vadeli kararların verildiği çalışmanın özü budur.
Eisenhower modeli kullanılırken ‘önemli’ olan görev ile ‘acil’ olan görev birbirine karıştırılmamalıdır.
‘Önemli’ görevlerin zaman planlaması üzerindeki etkisi büyüktür. Önemli görevler;
- grubun vizyonuna,
- vazifesini gerektiği şekilde yapmasına,
- stratejisine,
- yüksek öncelikli hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunur.
‘Acil’ görevler, üzerinde zaman baskısı olan, zamana bağlı olarak tamamlanması gereken görevlerdir. Bu yüzden ‘önemli’ ve ‘acil’ görevler birbirine karıştırılmamalıdır.
***
Zamanınızı organize etmenize yarayacak diğer stratejik karar verme yöntemi ise, multimilyarder Warren Buffet tarafından geliştirilmiştir. Bugün için tamamlanmasını istediğiniz herşeyi bir listede sıralayın. Listenin başındaki görevle işe başlayın. Bu görev yapıldıktan sonra, diğer görevin icrasına geçin. Bu şekilde tek tek listedeki görevleri yapın veya yaptırın. Tamamlanan görevlerin üzerini çizin.
Ahmet Akın, (E) Topçu Kurmay Albay
0 yorum:
Yorum Gönder